HR-systemet skulle ju spara tid. Varför blev det mer jobb?

Ett nytt system lovar ofta enklare och mer effektiva processer samt mindre administration. Trots det sitter många HR-team kvar med kalkylark, manuella överlämningar, dubbelregistrering och information som fastnar mellan olika system. Problemet behöver inte ligga i HR-systemet, utan kan finnas i allt runt omkring.

När ett nytt HR-system upphandlas ligger mycket av uppmärksamheten naturligt på funktionerna: 

• Hur fungerar onboarding? 
• Finns stöd för medarbetarsamtal? 
• Hur hanteras kompetensutveckling? 

Men en minst lika viktig fråga riskerar att komma betydligt senare: hur ska HR-systemet fungera tillsammans med resten av organisationens system?

Det är först när systemen ska börja arbeta tillsammans som konsekvenserna blir tydliga. Information skickas via mejl, samma uppgifter registreras på flera håll och kalkylarken får täcka luckorna mellan systemen. Enligt en uppskattning från Exsitec och Hailey HR kan den typen av manuellt arbete i många organisationer sammantaget motsvara en heltidstjänst per år.

Vill du se hur HR kan få bättre effekt av sina system och skapa smidigare flöden mellan dem? Den 22 september går Exsitec, tillsammans med Hailey HR, igenom just det i ett kostnadsfritt webinar.

‍

Frågan som kommer in för sent

Ett återkommande problem är att integrationsfrågan hamnar för långt ner på agendan. HR-systemet behandlas som en egen ö, IT kommer in sent i bilden och delar som inte har automatiserats får istället lösas manuellt. Det som skulle spara tid riskerar då att bli precis det motsatta: mer jobb.

Lösningen är däremot inte att koppla ihop allt med allt. En bättre startpunkt är att fråga var problemen får störst konsekvenser och vilka processer som kräver mest manuell handpåläggning. Fel kring exempelvis lön och behörigheter märks snabbt, medan andra integrationer kan vänta.

En annan viktig pusselbit är var organisationens masterdata faktiskt finns. Vilket system ska äga informationen om medarbetaren och vad ska sedan skickas vidare till andra system? Ett enkelt ja på frågan om två system kan integreras säger dessutom ganska lite. Det viktiga är vad som faktiskt synkroniseras, hur ofta och vem som ansvarar för flödet när det väl är i drift. 

‍

HR behöver inte bli IT, men behöver kunna ställa rätt frågor

Under det kostnadsfria webinaret den 22 september kl. 09.00 får du en rådgivande genomgång av hur ett modernt HR-ekosystem kan se ut och hur HR kan ställa bättre krav på både IT och leverantörer. Samtalet modereras av Frida Marklund, Customer Success Manager på Hailey HR, och medverkar gör:

• Isak Hofvenstam, affärsutveckling HRM & ERP på Exsitec.
• Jenny Clark, Enterprise Sales Manager på Hailey HR.

Utöver en 45-minuterssession fylld av nya tankar och idéer får alla deltagare även med sig guiden som ligger till grund för webinaret. Den avslutas med en checklista som hjälper er att kartlägga system, flöden, ansvar och integrationsbehov samt ger en bra startpunkt för att granska hur era egna flöden verkligen fungerar. Kan du inte vara med live går det bra att anmäla sig ändå. Både inspelningen och guiden skickas ut i efterhand.
‍