Ni har inte digitaliserat HR, ni har köpt system

Många företag har gjort stora investeringar i digitalisering av HR de senaste åren. Det finns HR-system, lönesystem, rekryteringsverktyg, schemaläggningsystem, tidsrapporteringssystem, förmånsplattformar, lärande- och performanceverktyg. Ofta har vi dessutom gjort helt rätt: valt de verktyg som bäst passar verksamheten i stället för att kompromissa med ett system som ska göra allt.

Ändå möter jag organisationer där en ny medarbetare fortfarande innebär att någon på HR registrerar samma information på flera ställen. En ändrad lön ska uppdateras här och sedan där. En ny chef, lön eller avdelning innebär ytterligare ändringar, och när någon slutar ska behörigheter avslutas. Någonstans däremellan finns ofta en Excel-fil, en CSV-export, ett mejl eller en fil med känsligt innehåll som hanteras ovarsamt, helt utan kontroll eller med hänsyn till GDPR.

‍

Problemet finns mellan systemen

Jag har själv arbetat inom HR under många år och vet hur lätt det är att vänja sig vid manuella steg som vi ofta kallar “rutiner”. Någon exporterar en fil varje månad, någon annan kontrollerar att informationen stämmer. HR skickar ett mejl till lön. En chef meddelar en förändring till flera olika personer, som i sin tur behöver registreras på flera ställen och i flera system.

Varje enskilt moment tar kanske bara några minuter, men om man räknar på det: fem minuters dubbelregistrering i fyra system, för trettio personalförändringar i månaden, blir tio timmar. Mer än en hel arbetsdag, varje månad, som går till att flytta information som redan finns.

‍

Tiden är bara en del av problemet

Det största problemet är vad det manuella arbetet kan skapa: fler risker för fel, data som inte är uppdaterad och processer som står och faller med enskilda personer. Vid en manuellt hanterad offboarding finns exempelvis risken att behörigheter lever kvar längre än de borde, något ingen HR-chef vill upptäcka i efterhand.

‍

Bra system räcker inte

Jag är fortfarande en stark förespråkare för Best of Breed. Man ska kunna välja de verktyg som bäst stödjer verksamheten och medarbetarna för sitt specifika behov. Men ju fler specialiserade system vi väljer, desto viktigare blir det att de faktiskt kan fungera väl tillsammans.

Ett modernt HR-systemlandskap behöver därför inte bara bra system, det behöver en genomtänkt integrationsstrategi: Vilket system äger vilken information? Var ska en förändring göras? Vilka andra system behöver informationen och när? Vad ska hända automatiskt när en medarbetare börjar, byter roll eller slutar? Det här är frågor som lätt hamnar hos IT. Jag tycker att det är ett misstag.

‍

Integration är en verksamhetsfråga

IT är en viktig del av lösningen men HR behöver äga frågan om hur HR-processerna faktiskt ska fungera i praktiken. En HR-relaterad integration är teknisk i sin lösning men verksamhetsmässig i sitt syfte.

Det handlar om att en ny medarbetare finns med rätt information på rätt plats från första dagen. Att lön arbetar med korrekt data. Att förändringar inte behöver registreras fyra gånger. Att HR kan lita på sin data och bli mer datadrivna. Och att människor kan lägga sin tid på sitt faktiska arbete i stället för att administrera systemen runt det.

Det var en av anledningarna till att jag var med och grundade Twine. Efter många år inom HR hade jag sett samma paradox från insidan: organisationer investerade i allt bättre digitala verktyg (som idag är imponerande bra!), samtidigt som människor fortfarande fick göra jobbet mellan dem. Tekniken för att automatisera mycket av detta finns redan. Frågan är om vi ska fortsätta acceptera manuellt arbete som vi inte behöver göra?

‍

Börja med en enkel övning

Du behöver inte börja med ett stort integrationsprojekt direkt. Ta en vanlig HR-process, till exempel onboarding, och följ informationen hela vägen:

• Var skapas medarbetaren första gången?
• Vilka system behöver samma information?
• Vem flyttar den idag?
• Var sker dubbelregistrering?
• Var behöver någon kontrollera att informationen kommit fram?
• Var fyller du i kompletterande information som följer ett återkommande mönster baserat på chef, avdelning, roll eller liknande?

Gör sedan samma sak med en löneändring och en offboarding. Det brukar gå fort att se var glappen finns.

Nästa steg i HR:s digitalisering handlar kanske inte om ännu ett nytt system? Det borde handla om att äntligen få de system vi redan har att arbeta tillsammans, med bättre datakvalitet, mindre fel och mindre administration. Ett modernt och flexibelt systemlandskap som är redo för dagens och morgondagens digitala HR-miljö.

Så min fråga till dig som arbetar med HR: Hur många gånger registreras samma medarbetardata manuellt i din organisation idag? Var finns de stora riskerna vid eventuella fel?