“Work from Anywhere” – eller? Viktigt att veta om distansarbete utomlands

Pandemin har ökat acceptansen för distansarbete och många anställda vill arbeta hemifrån. Men vad händer när en medarbetare befinner sig utomlands och vill fortsätta arbeta ”hemifrån” som vanligt? Kan det få negativa konsekvenser för arbetsgivaren och den anställde?

Som arbetsgivare måste du vara medveten om vanliga fallgropar. Distansarbetets verklighet har förändrats snabbare än regelverken, och vad som gäller varierar från land till land.

“Jag har lånat en lägenhet i Spanien och tänker jobba därifrån”

När kravet på fysisk närvaro på kontoret försvinner, öppnar det upp möjligheter för anställda som vill resa, har familj utomlands eller har träffat någon på en annan kontinent. Men kan man verkligen jobba på distans varifrån som helst?

Som arbetsgivare kan du bli överraskad av sådana önskemål, och ibland åker anställda iväg utan att meddela dig först. Men verkligheten är att varken socialförsäkringssystemet eller pensionsplanerna är utformade för denna typ av distansarbete.

Första problemet efter 14 Dagar – även inom EU

Det är en skillnad mellan att åka utomlands på semester och att arbeta utomlands för en svensk arbetsgivare, även inom EU. Efter 14 dagar upphör arbetsskadeförsäkringen i ITP att gälla, om man inte har ansökt om ett utsändningsintyg från Försäkringskassan. En sådan ansökan måste signeras av både arbetsgivaren och arbetstagaren.

Uppehållsrätten inom EU

EU-medborgare har rätt att vistas och arbeta i andra EU-länder i upp till 3 månader. Men dessa regler är främst utformade för att arbetskraften ska kunna ta anställning hos lokala företag, inte för att vi ska bo utomlands medan vi jobbar för en svensk arbetsgivare.

Regler för vad som räknas som ett driftsställe varierar mellan länder. Om lokala myndigheter anser att hemmakontoret i Marbella är ett driftsställe kan de kräva att företaget betalar spansk företagsskatt. Det är viktigt att känna till de nationella regelverken, som inte är harmoniserade. Inte ens inom EU.

Skatterättslig bosättning efter 6 månader

Efter 6 månader påverkas skatterättslig bosättning. Man blir då skattskyldig för sin inkomst i landet där man arbetar. Om man exempelvis arbetat i Berlin i mer än sex månader, ska man betala inkomstskatt i Tyskland och jämka skatten i Sverige för att undvika dubbelbeskattning.

Socialförsäkringsskyddet

Din skattemässiga hemvist kan också påverka socialförsäkringsskyddet. Att reda ut vilket försäkringsskydd som krävs för att arbetsgivaren ska uppfylla sina åtaganden enligt socialförsäkringen och svenska kollektivavtal kan vara komplicerat.

Arbete utanför EU

Skillnaderna mellan svenskt regelverk och arbetsliv blir större ju längre bort från Sverige man kommer. Här uppstår frågor om visum, arbetstillstånd med mera. Utanför EU är distansarbete för en svensk arbetsgivare ofta en migrationsfråga, och det finns sällan anledning för företag att tillåta detta.

Hur ska jag agera som arbetsgivare?

Du behöver inte godkänna distansarbete från utlandet. Företaget har rätt att neka sådana önskemål, beroende på hur beroende man är av den anställdes kompetens. Frågan om distansarbete utomlands är här för att stanna, så det är klokt att upprätta en policy.

Policy för distansarbete utomlands

70% av alla större svenska företag har redan en policy eller riktlinjer för distansarbete från utlandet. Vissa har en strikt tidsgräns för hur lång utlandsvistelsen får vara, medan andra inte tillåter distansarbete utanför Sveriges gränser alls.

En policy gör det enklare för chefer att hantera frågor om distansarbete från andra länder, eftersom det då blir tydligt vad som gäller och det blir rättvist att samma regler omfattar alla anställda.

‍