"Allt är bra" - en liten ordbok för medarbetarsamtalet

Vanliga svar i ett medarbetarsamtal säger inte alltid så mycket om hur arbetet faktiskt fungerar. Bakom "det är mycket nu" eller "jag vill utvecklas" kan det finnas ganska konkreta behov som aldrig blir tydliga när samtalet går vidare. Här är sex vanliga uttryck att stanna upp vid och följdfrågorna som gör medarbetarsamtalet mer användbart.

"Hur känns det?"

"Bra."

"Härligt. Då går vi vidare."

Chefen har ställt en fråga, fått ett svar och missat den viktigaste delen av medarbetarsamtalet: att faktiskt förstå hur medarbetaren känner. 

Ibland betyder "bra" precis vad det låter som. Men ibland är det bara ett artigt standardsvar från någon som inte tänker sammanfatta tre månaders frustration medan chefen letar efter nästa punkt i mallen.

Ett bra medarbetarsamtal kräver inte tankeläsning. Däremot kräver det nyfikenhet, följdfrågor och lite tålamod. För den som vill bygga upp samtalen bättre från början finns en mer praktisk guide till bättre medarbetarsamtal, vanliga misstag och frågor att ställa här.

‍

"Det är mycket nu"

‍Möjlig översättning: ”Jag har fem prioriteringar. Alla är viktigast.”

Det kan handla om en tillfällig topp. Men om det har varit "mycket nu" sedan februari är "nu" kanske inte längre en period, utan ett arbetssätt.

I medarbetarsamtalet behöver chefen förstå vilka uppgifter som konkurrerar om tiden. Att svara "ja, vi har alla mycket" bekräftar möjligen läget, men hjälper ingen att prioritera.

Fråga vidare: "Vilka uppgifter går inte ihop inom din arbetstid, och vad behöver vi prioritera bort?"

‍

"Jag vill utvecklas"

‍Möjlig översättning: ”Jag vill göra något annat än att bli ännu snabbare på det jag redan gör.”

Utveckling kan betyda en kurs. Men det kan också betyda mer ansvar, nya arbetsuppgifter, mer återkoppling eller en chans att använda kompetens som aldrig kommer till sin rätt.

Gå därför inte direkt till utbildningskatalogen. Börja med att ta reda på vad personen faktiskt vill utveckla eller förändra.

Fråga vidare "Vilka arbetsuppgifter skulle du vilja göra mer av, och vad vill du lära dig genom dem?"

‍

"Jag skulle uppskatta lite tydligare kommunikation"

‍Möjlig översättning: ”Jag vill gärna få veta att planen har ändrats innan jag levererar enligt den gamla.”

"Kommunikationen behöver bli bättre" är lätt att hålla med om. Problemet är att ingen riktigt vet vad man just har enats om.

Handlar det om sena besked? Motstridiga instruktioner? Beslut som fattas i möten där personen inte deltar? Be om ett exempel. Det är först då medarbetarsamtalet börjar bli konkret.

Fråga vidare: "När saknade du senast information för att kunna göra ett bra jobb? Vad hade du behövt veta, och när?"

‍

"Det löser sig"

Möjlig översättning: ”Jag löser det. Exakt hur och på vems tid återstår att se.”

Självständighet är bra. Men i ett medarbetarsamtal behöver chefen förstå om leveransen fungerar tack vare rimliga förutsättningar eller därför att någon ständigt kompenserar för dåliga sådana.

Att resultatet kommer i tid säger inte allt om vad det kostar att få fram det. Sena kvällar ska inte behöva vara organisationens reservplan.

Fråga vidare: "Vad krävs av dig för att få det att fungera? Är det hållbart även nästa månad?"

‍

"Vi tar med oss det"

‍Möjlig översättning: ”Frågan har lämnat mötesrummet. Fortsatt färdväg är okänd.”

Chefer har också ett diplomatiskt ordförråd.

"Vi tar med oss det" kan vara välmenat. Men utan ansvarig och tidpunkt blir det svårt att skilja från ett vänligt avslut.

Säg hellre: "Jag undersöker vilka möjligheter vi har och återkommer senast på fredag, även om jag inte har ett färdigt svar då."

Skriv också ner överenskommelsen. Worklys digitala stöd för medarbetarsamtal samlar anteckningar, mål och beslut så att det blir enklare att följa upp vad ni faktiskt kommit överens om.

‍

"Okej"

‍Möjlig översättning: ”Jag hörde vad du sa. Det är inte säkert att vi menar samma sak.”

Ett "okej" kan betyda samförstånd. Det kan också betyda att personen behöver tänka, inte håller med eller inte riktigt förstår vad som förväntas.

Därför behöver medarbetarsamtalet avslutas med något mer än två nickningar och en stängd laptop. Sammanfatta vad ni kommit överens om och ge utrymme för invändningar.

Fråga vidare: "Hur uppfattar du det vi har kommit överens om? Är något oklart, och när följer vi upp?"

‍

Ordboken är ingen tankeläsningsmanual

Poängen är inte att misstänkliggöra varje "bra" eller leta efter dolda budskap i varje mening. Samma ord kan betyda olika saker för olika personer. Poängen är att inte förväxla ett välbekant svar med en tydlig bild av verkligheten. Ställ en konkret följdfråga. Ge personen tid att svara. Och var beredd att göra något av det du får höra.

Annars finns risken att nästa medarbetarsamtal blir väldigt likt det förra.

‍"Hur känns det?"

"Bra."