Vilka effekter vill ni att ert digitaliseringsprojekt ska ge?

‍I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Cecilia Sjöstedt, seniorkonsult på HerbertNathan & Co. Cecilia har över 20 års erfarenhet av bland annat projektledning, verksamhets- och processutveckling samt förändringsledning. Cecilia trivs i gränslandet mellan HR och IT och är lika van vid att ha drivande roller inom HR som att leda agila utvecklingsteam på IT. 

‍

“Digitalisering av HR-verksamheter kommer leda till automatik, effektivitet och oceaner av tid till strategiskt arbete.”

 “Systemstöd, AI, robotar och maskininlärning kommer förvandla verksamheten till ett självspelande piano.” 

Även om uttrycken är aningen överdrivna är min upplevelse att de överensstämmer ganska bra med den fina och inspirerande, om än något skrämmande, målbild som HR både hoppas på och målar upp inför sin digitaliseringsresa. Det finns dock en risk att ni blir besvikna om ni inte mejslar ut en mer konkret och realiserbar målbild och även definierar hur ni ska organisera er för att behålla en tydlig och flexibel framfart. En digitaliseringsresa är just en resa där olika implementationer eller processutveckling utgör startskott som skapar förutsättningar att åstadkomma effekter.

‍

Motivation och riktning ses som grundläggande faktorer för att vi ska lyckas med våra åtaganden och löpande bekräftelse på framgång är viktigt för oss. Därför rekommenderar jag att bryta ner den generella målbilden i detaljer, som möjliggör uppföljning, och då måste vi börja prata om “effekter”. Den här bloggen kommer ta upp hur ni skapar just de effekter som ni önskar, det vill säga hur ni ska uppnå de behov som ni har identifierat. I mina tidigare bloggar Skapa förutsättningar för framgång och Vilket är det bästa HR-systemet? kan du läsa mer om vikten att identifiera era egna behov.

‍

Effekt och uppföljning peppar och håller kursen

Just nu är viljan att digitalisera HR stor hos många verksamheter, vilket vi även märker hos oss på HerbertNathan & Co genom mängden efterfrågningar av konsultstöd under upphandlingar och implementationer. Det är spännande att intresset har blivit alltmer utbrett, men det finns fortfarande variationer på hur väl man lyckas. Studier* visar att även om cirka 80% av svenska företag har infört någon form av digital HR-teknologi för att effektivisera och automatisera administrativa uppgifter och förbättra datahantering finns det stora utmaningar med att kunna nyttja sina verksamhetsstöd och uppleva den skimrande målbilden.

‍

Oavsett om er digitaliseringsresa inte har påbörjats ännu, eller om den är i full gång, så är ett varmt tips att lägga extra fokus på vilka effekter ni egentligen strävar efter. Att digitalisera är i sig ingen effekt, utan det är förändringen som aktiviteten ska leda till som gör er framgångsrika. En effekt kan vara tidsbesparing, tillika kostnadsbesparing, kring administrativa uppgifter. Ett annat exempel är att minska kostnader till följd av felaktiga rekryteringar eller sjukfrånvaro, vilket relevant data bidrar till. 

‍

Effekter behöver vara mätbara för att kunna följas och inspirera i ert arbete och ett nuläge behövs som utgångspunkt. De skapar även en tydlighet för uppföljning av ert business case och ger en tydlig vägledning i form av gemensamma mål för alla inblandade i förändringsinitiativet. Om det uppstår otydligheter i er framfart, försök att stanna upp och identifiera vad som påverkat resultatet och hur riktningen kan återtas eller kanske förändras. 

‍

Det är oerhört vanligt att uppföljningen av effekter, hur välplanerad den än är, glöms bort med tiden, vilket är förödande för utveckling och förbättring av verksamheter och arbetssätt. Fördela ansvaret till en person, bestäm tidpunkter i kalendern och gör det så enkelt och okomplicerat som möjligt.

‍

Exakt då kommer den efterlängtade effekten

Med en bild av de effekter ni vill uppnå har ni skapat goda förutsättningar för att lyckas med ert arbete. Om ni sedan kombinerar det med aktiv förändringsledning under implementationen, en snygg lansering och en tydlig plan för den kommande hanteringen av ett nytt system kommer effekterna kunna inhämtas snabbare. 

‍

Jag har på senare tid upplevt att medvetenheten om hur viktig förändringsledningen är har ökat markant. Det kan fortfarande vara svårt för organisationer att vilja investera i de resurser som krävs, men jag vill påstå att det är värt varenda krona och kommer vara avgörande för resultatet. Förändrade beteenden är det som skapar effekt. 

‍

Lanseringen av ett nytt system är alltid väldigt pirrigt och mottagandet påverkar såklart möjligheterna att uppnå resultat snabbt. Det första intrycket påverkar viljan att förändra arbetssätt och mycket tid sparas när användare är motiverade från start. Därför måste de få en positiv upplevelse och erbjudas ett smidigt sätt att bidra med tidig feedback för att möjliggöra snabba justeringar. En populär metod är att börja med en MLP, dvs en Minimum Loveable Product, vilket innebär att lansera en del av ett system som, utöver att uppfylla de grundläggande behoven hos användarna, också väcker positiva känslor och ger en njutbar användarupplevelse. Det första intrycket är otroligt viktigt och är svårt att ändra.  Metoden bidrar till både snabb feedback kring utvecklade processer och systemstöd samtidigt som det skapar engagemang hos användarna. 

‍

Efter lanseringsdagen gäller det att inte andas ut. Leveransen är klar och det är början på en resa utan slut, där snabba effekter redan kan ha uppstått, medan andra infinner sig i närtid men förmodligen är flertalet planerade på längre sikt. Därför måste det vara solklart hur hanteringen av det nya systemet ska gå till efter lanseringen redan tidigt i planeringen, annars finns det risk att framgångarna avstannar eller i värsta fall backar.  

‍

Organisera för HRs digitaliseringsresa 

Min bild är att en stor anledning till att 80% av svenska företag inte får full utdelning för sina investeringar inom HR-teknologi är att de inte är medvetna om hur de ska ta sig an den förändringsresa HR själva behöver göra.

‍

Att ha en uppgift på att-göra-listan som formuleras ”Digitalisering av HR” kommer ständigt stå kvar på listan med avsaknad av en bock i checkboxen. Det som behövs för att kunna utvecklas och befinna sig i en framåtdrivande verksamhet är att HR måste kliva fram och ta ansvar för sina tekniska lösningar tillsammans med IT. Kompetensen återfinns inte på alla HR-avdelningar men är nödvändig för att klara förändringen. 

‍

Utöver kompetens är det viktigt att etablera ett arbetssätt för att hantera det nya systemet. Beroende på organisationens specifika behov, typ av system och arbetskultur passar olika metoder för systemförvaltning och utveckling. Min erfarenhet är att den största faktorn för vilken metod som passar bäst återfinns i om verksamheten har egen utveckling, eller endast hanterar köpta standardapplikationer eller kanske till och med har outsourcad IT-drift.

‍

Olika utvecklings/förvaltningsmodeller har olika styrkor och väljs vanligen ut av IT. Modellerna har ett tänk kring hur verksamhetens behov kanaliseras till utveckling, men vad jag har upplevt så kan samma modell i praktiken upplevas väldigt olika. I organisationer där HR och IT (helst även inkluderat Lön, Ekonomi och i viss mån användare) har hittat varandra och det tvärfunktionella samarbetet faller sig helt naturligt utan formella riktlinjer för kommunikation är effekthemtagningen som störst. 

‍

Oavsett om ni har ett vedertaget arbetssätt för att hantera system eller inte behöver ni fastställa hur ert nya system ska tas om hand. Se över er organisation, era roller och era arbetssätt med god framförhållning. Berörda individer kan med stor fördel vara en del av implementationen för att ges stor möjlighet att påverka grunden, vilket skapar delaktighet och ytterligare motivation till den kommande utvecklingen och den riktigt stora effekthemtagningen.  

‍

Sammanfattningsvis

Som avslutning tänkte jag sammanfatta mina tips som har nämnts i den här bloggen. Med hjälp av dem kan ni vara ett av de 20% svenska företag som faktiskt i lyckas skapa effekt av sin digitaliseringsresa.

‍

• Identifiera vilka mätbara effekter ni vill uppnå
• Använd effekter för gemensamma mål, inspirerande uppföljning och för att följa upp business case
• Följ upp effekter genom att utse ansvariga och boka in tider för uppföljning
• Prioritera förändringsledning
• Gör en liten och snygg lansering (MLP) 
• Bygg kompetens inom HR runt system- och processutvecklande
• Främja ett tvärfunktionellt samarbete

‍

Tänk på att en digitaliseringsresa är en långsiktig ambition och själva implementationen av systemet utgör bara ett startskott för framgång. Se det som att resan är målet och med rätt riktning kommer den leda till automatik, effektivitet och förvandla verksamheten till ett självspelande piano… eller just de effekter som ni önskar. 

‍

_{* Sympa, 2023, Simployer 2023 och Consultatum 2023.}