Skapa förutsättningar för framgång

I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Cecilia Sjöstedt, seniorkonsult på HerbertNathan & Co. Cecilia har över 20 års erfarenhet av bland annat projektledning, verksamhets- och processutveckling samt förändringsledning. Cecilia trivs i gränslandet mellan HR och IT och är lika van vid att ha drivande roller inom HR som att leda agila utvecklingsteam på IT.

‍

Vad härligt att du har valt att läsa vår andra blogg i serien HR-digitaliseringsskolan här på HR-svepet. I vår första blogg poängterade min kollega Charlotte Birgander vikten av att lägga tid på att förstå verksamhetens behov och arbeta med förankring tidigt i sin digitaliseringsresa, eftersom det kommer ge vinning i form av tid, kraft och pengar längre fram. Det här avsnittet bidrar till att skapa förutsättningar för att prioritera det nödvändiga och avgörande förberedelsearbetet som utförs i behovsanalysen. 

‍

Utifrån mina erfarenheter av digitaliseringsresor finns många likheter mellan digitalisering inom HR-området och processen att investera i ett nytt boende. Tänk dig in i den första perioden av din bostadsjakt, när du förmodligen funderar dag som natt på vad du önskar av ditt nya residens. Huvudet är fullt av frågor kring vad du egentligen behöver, vad är viktigast – kakelugn, läget eller mer övergripande trygghet? Hur stort lån beviljar banken? Har du tid och råd att förvalta boendet och vilka risker finns? Finns det andra, som en familj, en sambo eller ett husdjur, vars krav och behov måste tillgodoses? Parallellt med dessa funderingar skapar du förmodligen en bild över marknaden genom att scrolla bland bostadsannonser i otaliga timmar. Du samlar information om vad som är på agendan inom bostadsmarknaden, hur olika faktorer påverkar priset, vad det egentligen innebär om det finns radon på besiktningsprotokollet och så vidare. 

‍

Lika viktigt som att förbereda oss för ett bostadsköp är det att förbereda oss för en digitaliseringsresa. Om vi agerar och engagerar oss på samma sätt för att skapa de bästa förutsättningarna inför investeringar i ett systemlandskap vi ska flytta in och trivas i, kommer vi lyckas både med vårt genomförande och att skapa den effekt vi önskar.

‍

Under mitt arbetsliv har jag både deltagit i, sett effekten av och försökt rädda implementationer där behovsanalysen mer eller mindre uteblivit totalt eller har bestått av en kravspecifikation som skrivits av en högst dedikerad HR-specialist som i all välmening har bidragit med alla sina subjektiva åsikter och drömmar. Avsaknaden av behovsanalys resulterar ofta i ett mindre positivt mottagande av den resterande verksamheten, vilket i sin tur leder till att effekten av investeringen blir minimal alternativt extremt långt ifrån den potential som finns i verkligheten. En välkänd siffra är att 30-70% av alla digitaliseringsprojekt misslyckas eller inte når sina mål och att den största orsaken är bristande förståelse för affärsbehoven och användarnas behov.

‍

Vetskapen om risken för uteblivna effekter och viljan att undvika det är grunden till mitt brinnande intresse för digitalisering av HR. Investeringar skapar möjligheter, men så länge behoven inte har identifierats så kommer både riktning och målbild saknas.

‍

Ett hjälpsamt utgångsläge för att framgångsrikt kartlägga sitt nuläge och identifiera framtida behov är att göra detta i två steg, där steg ett innebär förankring i beställarorganisationen inför utförande av behovsanalysen och steg två är det faktiska genomförandet. I det här avsnittet fokuserar vi på steg ett, som behöver belysas oväntat mycket eftersom ett nederlag i den processen kommer sätta prägel för de kommande möjligheterna.

‍

Förankring i beställarorganisationen

Beställarorganisationer är lika olika som de individer som representerar dem. Tidigare erfarenheter, vana att samarbeta, kunskap kring verksamheten, åsikter om arbetsmetodik och mycket annat kan styra riktningar och rekommendationer i arbetets framfart. 

‍

Det mest primära för att skapa förutsättningar för att lyckas med en behovsanalys är att hantera de hinder som finns för att utföra den. Min erfarenhet är att det kan vara mycket mer utmanande att få gehör för steget än man räknat med. I vissa projektmogna organisationer ses det som en självklarhet och för andra är det en, med negativ betoning, överraskning. 

‍

Några vanliga farhågor hos beställarorganisationen är förlust av värdefull tid, slöseri med resurser eller förlängd projekttid. Det kan tyvärr även upplevas som käppar i hjulet när förslag om att utföra ett förarbete tas upp, eftersom man är ivrig att komma i gång med själva implementeringen. Kommentarer som har yttrats i samband med att metodiken diskuteras är att man redan vet vilka behov som finns eller att man, trots vetskapen om fördelarna, inte hinner med några avsteg såsom förstudie, med hänvisning till den tajta tidplan som är beslutad. Skulle detta jämföras med bostadsinvesteringen vore det att likställa med att ge sig in i en bostadbudgivning direkt utan att ha funderat på behoven. 

‍

Enligt agila ramverk finns perspektiv som hänvisar till att man bör testa direkt för att se resultat och sedan justera det som blir fel. Oavsett arbetsmetodik krävs en behovsanalys inledningsvis eftersom konsekvensen att utelämna förarbetet bidrar till otydlighet i genomförandet och drastiskt minskade chanser att skapa effekt. 

‍

Efter otaliga implementationsprojekt har det blivit tydligt för mig hur relevant det är att beställarorganisationen är införstådd med vikten av att prioritera ett väl utfört förarbete och att det kommer vara helt avgörande för den kommande digitaliseringsresan. Utvärdera därför tidigt om det finns behov av förankring av arbetsmetodiken hos ledningen, för att kunna vara med på tåget och agera förebilder och ambassadörer för de kommande förändringarna. Upplevs det att man inte riktigt krokat arm så krävs ytterligare dialog, information och frekvent kommunikation. För att underlätta processen har jag samlat tre starka argument som kan hjälpa till med att beskriva varför behovsanalysen är grunden till att skapa effekt.

‍

• Öka genomförandeförmågan

Digitalisera innebär att förändra beteenden, som bidrar till att skapa effekt. Ingen tycker om att bli påtvingad en förändring, men att vara involverad i en digitaliseringsresa ger en helt annan upplevelse. Genom att både intressenter och användare blir involverade och tillfrågade i god tid skapas känslan av deltagande, vilket leder till större engagemang och bidrar till minskat motstånd vid förändringar. Sannolikheten ökar för att projektet kan genomföras smidigt och effektivt och att de långsiktiga effekterna uppnås.

‍

• Effektiv resursplanering

Vid en behovsanalys identifieras både de mest kritiska utmaningarna och de starkaste behoven i ett tidigt skede. Medvetenheten skapar förutsättningar att ta fram realistiska planer och fördela resurser efter de behov man identifierar. Exempelvis kan utmaningar prioriteras och resurser kan lägga sitt fokus på att lösa dessa tidigt. Att planera resursbehovet bidrar till att man slipper tillsätta extra resurser utan framförhållning eller slösa tid och pengar på oväsentliga detaljer senare i projektet.

‍

• Bidra till effekt och håll tidplanen

En realistisk bild av nuläge och framtida behov är avgörande för att kunna undvika felaktiga antaganden om användar- och affärsbehov, vilket lätt kan ske då man tillskriver andra personer åsikter utan att faktiskt fråga dem.

‍

För att återkoppla till metaforen om bostadsköpet så är detta chansen att fånga behovet hos de man ska dela bostad med, genom att lyssna in deras åsikter kring vad som är viktigast för dem – kakelugn, läget eller den mer övergripande tryggheten? Har vi begränsningar att ta hänsyn till som exempelvis behov av hiss eller parkering? Med en övergripande bild av behoven innan implementeringen startar kommer leveransen bidra till önskad effekt och förseningar som beror på justeringar och omvägar kan undvikas helt eller delvis. Forskning och studier visar att en noggrann behovsanalys i själva verket kan bidra till att förkorta projektets tidslinje genom att minska risken för fördröjningar och felaktiga antaganden.

‍

Med förutsättningar på plats

Med beställarorganisationen i ryggen och en nyfikenhet att fånga en strukturerad och detaljerad förståelse av nuläge och behov öppnas fina möjligheter att kunna göra ett förarbete som bidrar till riktig effekt. Förberedes dessutom projektet med dedikerade resurser, avsatt arbetstid och en tydlig arbetsmetodik kommer behovsanalysen kombinerat med en analys av marknaden utkristallisera er framgångsrika start på er digitaliseringsresa.

‍

I nästa blogg kommer vi att fördjupa oss i hur ni kan finna ”den perfekta systemlösningen”, eller just den systemlösning och leverantör som bäst matchar era behov, så titta gärna in här igen för konkreta råd inför er digitala förflyttning.

‍