Enkla tips hur du visualiserar möten

Denna text är en fortsättning på krönikan ”Orden, som kväver möten”.

Visualisering förändrar dynamiken

Rätt använt, förändrar potent visualisering dynamiken i mötesrummet. Den annars så tysta kan plötsligt få fram sina tankar och synpunkter. Den visuella föredragningslistan tydliggör ramarna för diskussioner så att de vanliga käpphästarna inte behövde vallas runt igen.

Komplexa idéer kan förenklas och kommuniceras på sätt som engagerar och förändrar tyngdpunkten i vad som diskuteras och vilka som hörs mest.

Tänkandet under möten

Det känns rimligt att påstå att det är bra om människor tänker under möten och lika rimligt att det som presenteras ska bidra till tänkandet. Och visst tänker vi väl med ord, eller?

• Tänker en designer eller arkitekt med ord, eller i former?
• Tänker en musiker i ord, eller i harmonier, ackord, toner och rytmer?
  

Är visualiseringar och symbolspråken, som ritningar, kartor och musiknoter, en hjälp för tanken; en hjälp för tänkandet? I så fall är det rimligt att potenta visualiseringar för olika slags möten hjälper deltagarna att se konsekvenser och ett helhetsperspektiv och att säkerställa att beslutsunderlaget är medvetandegjort när besluten ska tas.

Visualisering före mötet

Varje möte blir effektivare av bra förberedelser. Ett beslutsmöte gynnas av att de olika valmöjligheternas konsekvenser visualiseras, på samma sätt som hur man kan se två olika vägval på en karta.

Om målet med ett möte är att alla ska få samma bild för en process eller en företeelse; försök då visa bilden, i stället för att bara prata om den. Mest effektivt är det att skicka med en skiss redan i kallelsen, för att sätta tonen.

Ska något byggas tar man hjälp av en expert på byggvisualisering; en arkitekt, innan man börjar bygga. Ska något utvecklas eller förändras är det på samma sätt en bra idé att ta hjälp av någon som kan medvetandegöra processen innan det ska kommuniceras.

Visualisering under mötet

Att skapa en arbetsplats som är inkluderande går lättare om mötena är inkluderande. Ska det pratas, kan en prata i taget. Och vi vet ju att det sällan är så att talartiden fördelas jämnt.

Med visuella mötesverktyg kan deltagarna skriva, rita, placera och flytta information samtidigt, vilket skapar en kultur där medarbetare känner sig välkomna och respekterade och ökar deltagarnas engagemang.

Detta är kanske en oxymoron, men vill du att allas röster ska bli hörda, är det bättre att visualisera.

Potenta visualiseringar bryter ner komplicerade processer och gör dem mer överskådliga och lättförståeliga. Sedan kan du spara tid vid varje kommande möte och dessutom förenkla utveckling av processerna. Genom att konsekvent lägga nya, genomskinliga, lager på tidigare framtagna, ökar man chansen att se mönster och samband; något som fungerar både analogt och digitalt.

Det mest överskådliga sättet att arbeta under ett möte är att göra en visuell föredragningslista, som man sedan arbetar på under mötet, för att vid slutet av mötet ha ett visuellt ”protokoll”. På det sättet kan mötet också fortsätta i korridoren eller på andra samlingar; det är bara att rulla ihop materialet och lägga in det i rullen.

Visualisering efter mötet

Vill man att ett möte inte speglar vad som hände under mötet och inte levererar någon förändring över huvud taget, är ett ordrikt protokoll som skickas ut en vecka efter mötet, briljant. Orden i protokollet är ju inte själva mötet, utan ett väldigt oöverskådligt sätt att göra det svårt att komma ihåg vad som skedde och orden fungerar visserligen bra för själva besluten, men inte för att beskriva diskussionen, prioriteringar och de olika deltagarnas synpunkter.

Ett protokoll efter ett möte är i bästa fall som en skriftlig recension av en konsert. Allt det som sker under ett bra och spännande möte med bra visuella hjälpmedel, låter sig helt inte fästas med bara ord.

‍

Resultat

Sedan kommer ju det viktigaste; vilket resultat gav mötet? Förstod alla vad de skulle göra, när och under vilka villkor?  Att sedan ge ett ordrikt protokoll till personer som inte var med, gör inte att de förstår diskussionerna särskilt bra, om än alls. Resultatet av ett visualiserat möte är mycket lättare att gå tillbaka till, för att se hur man tänkte, om det var något som missades, och hur mötena kan fortsätta att utvecklas.

Som HR-chef äger du frågan om organisationens viktigaste resurs; personalen, och dess utveckling. Kanske har du möjlighet att påverka och förändra företagets möteskultur. Genom att främja användningen av potent visualisering under möten, ger du nya verktyg för att förbättra kommunikationen, öka delaktigheten och fatta mer välgrundade beslut.

Lycka till!

Johan Lundell

Grundare av visualiseringsbolaget Nodd AB

‍