Har du rätt fokus? Så presterar du bättre utan att göra mer

Många av oss har jobb med komplexa arbetsuppgifter. Vissa dagar kan det kännas som att precis ALLT händer samtidigt att allt är viktigt att bli klar med – på en gång! Mejlkorgen svämmar över, telefonen ringer och kalendern visar på möten. Hjälp vad ska jag börja med??!

En del stress i arbetet är ofrånkomligt. Att ha en viss nivå av det är acceptabelt och kan till och med vara motiverande och givande. Det är när pressen blir för hög som den känns överväldigande och kan påverka vår hälsa och prestationsförmåga.

Vi känner oss ofta distraherade idag. Vi får emails, pings på telefonen osv. Faktum är att dessa endast står för ca 10% av det som distraherar oss. Det mesta kommer inifrån dig. Så kallade interna triggers. Obekväma känslotillstånd som vi försöker undvika så som uttråkad, ensamhet, osäkerhet, stress eller oro.

Enligt Workplace Health Report 2023 är arbetsbelastning den största av tre faktorer som stressar oss mest:
- Arbetsbelastning
- Känsla av icke-kontroll
- Känsla av att man inte får den hjälp man behöver

Få bättre överblick att prioritera rätt

Ibland är det dock inte hur mycket vi har att göra utan hur vi själva hanterar arbetsbördan. Det kan ha att göra med dina interna triggers, beroende på hur du mår överlag, alltså fysiskt som psykiskt. När vi känner oss mer stabila i hälsan påverkas vi inte i samma utsträckning av yttre stress, som när vi känner oss trötta och slutkörda. Men ibland blir det mycket på ditt bord och det kan vara svårt att prioritera.

Något som underlättar att-göra-listan då är att se skillnaden på vad som är viktigt och brådskande. Så att vi tar tag i det som behövs göras först och kanske bli av med några punkter genom att delegera eller helt enkelt stryka saker på listan. Ett enkelt sätt att få en bättre överblick kan vara att rangordna uppgifterna. Låt mig berätta hur.

1) Skriv en lista på det du behöver få gjort närmsta tiden
2) Rita två kolumner till höger av din lista där en heter ’viktigt’ och en ’brådskande’
3) Gå igenom punkt för punkt på din lista och ge mellan 1-10 poäng i vardera kolumn. Tex ’skicka ut agenda för mötet på måndag’ viktigt: 7 brådskande: 10
4) När alla uppgifter fått poäng för viktigt/brådskande väljer du ut de tre i listan som har högst poäng på både viktigt/brådskande. Nu vet du vilka du ska ta tag i först.

Är du i ’din’ business?

Är man en överpresterare, vilket många av oss är, kan det också vara bra att påminna sig om var du har ditt fokus. Är du ’snäll’ och tar på dig för mycket? Då kan det ju påverka hela din förmåga att göra det som verkligen är ditt ansvar. Byron Katie uttrycker det som ’Är du i din business?’. Det finns ’min’ business, ’din’ och ’Guds’. Det som är i ’min’ business har med mig att göra och kräver mitt fokus. Att jag tex planerar för personalmötet med en tydlig inbjudan och agenda. ’Din’ business kan du inte påverka lika mycket, dvs om personalen kommer att ge sitt fokus på det du har att säga på mötet.

Det ligger till viss del inom din kontroll, hur du förbereder och levererar ditt budskap, men hur de tar in budskapet, ligger hos dem. Att de kommer i tid, är närvarande och förberedda själva. Sedan finns faktorer som du inte kan påverka alls, en snöstorm som gör att alla blir sena tex eller om det blir strömavbrott. Det är ’Guds’ business. Så se till att du lägger energi och fokuserar på det som DU faktiskt kan påverka och ligger inom din kontroll. Det andra kan du bara förhålla dig till.

/Kia Bruks Thyrén, Förändringsledare för det Hållbara Ledarskapet.

‍