HR-funktion utan HR-avdelning: så kommer ni igång

För större organisationer är en intern HR-avdelning ofta helt rätt. Men för mindre bolag, eller HR-team som behöver extra kapacitet, går det att bygga en smart HR-funktion på ett annat sätt: genom systemstöd i vardagen och HR-expertis när behovet uppstår.

Workly har därför skapat en guide för hur ni bygger en HR-funktion med begränsade resurser:

‍

1. Dela upp vardags-HR och expert-HR

Allt arbete inom HR kräver inte en expertinsats. Mycket handlar om att få vardagen att flyta: onboarding, medarbetarsamtal, policys, dokument och uppföljning. Andra situationer är mer komplexa: konflikter, sjukfrånvaro, arbetsrätt, omorganisationer och känsliga samtal kräver bättre stöd, erfarenhet och tydligare bedömningar.

När båda typerna av frågor hamnar hos vd:n, ekonomiavdelningen eller en chef med fullt schema blir HR lätt reaktivt. Precis när kalendern är som mest fullbokad har reaktiv HR en märklig förmåga att dyka upp.

‍

Praktiskt genomförande

Gör en lista över era vanligaste HR-frågor från det senaste året som visar vad systemet ska lösa och när stöd behövs. Dela upp dem i två kolumner:

• ‍Vardag: sådant som återkommer och kan få en tydlig rutin.‍
• Expertbehov: sådant där ni behöver bollplank, expertkunskap eller synpunkter från en tredje part.

‍

2. Låt ett HR-system hålla ihop vardagen

Ett HR-system ersätter inte en bra chef eller en kunnig HR-person, men det kan göra det svårare för viktiga saker att försvinna mellan Excel-filer, gamla mejltrådar och otydliga ansvarsområden. Ett system samlar processer, dokument och medarbetarinformation.

Det skapar struktur i vardagen och frigör tid till det som kräver mänsklig uppmärksamhet. För mindre företag blir systemet en stabil grund. För företag med inhouse-HR blir det ett sätt att minska administration och ge HR-teamet tid till mer utveckling.

‍

Praktiskt genomförande

Börja med tre områden där ni tappar mest tid eller saknar överblick. Det kan vara onboarding, personalhandboken, medarbetarsamtal eller arbetsmiljöarbete. Sätt sedan upp tydliga ägare, enkla checklistor och återkommande påminnelser. Workly har skapat ett HR-system för mindre företag som ska göra vardagen enklare, inte bli ett projekt som stjäl tid.

‍

3. Ha HR-kompetens nära när det verkligen behövs

Det är sällan effektivt att köpa in många konsulttimmar på stående fot för att lösa varje enskild fråga. Särskilt i en akut och tidspressad situation, där konsulten först behöver lära känna verksamheten.
‍

Därför har Workly skapat ett HR-abonnemang: HR on Demand. Tjänsten ger er tillgång till HR-kompetens när behovet uppstår. För mindre företag kan det vara ett effektivt sätt att få stöd utan kostnaden för en heltidsroll. För företag med intern HR kan det vara avlastning, specialiststöd eller ett perspektiv utifrån.

Det handlar inte om att ersätta intern HR, utan om att rätt kompetens finns tillgänglig när den gör mest nytta. Med ett HR-abonnemang där timmarna används vid behov kan ni lägga stödet där behovet är störst, i stället för att gissa nästa års HR-behov i januari.

‍

Praktiskt genomförande

Bestäm i förväg vilka situationer som kräver externt HR-stöd, till exempel:

• Konflikter eller svåra personalsamtal.
• Arbetsrättsliga frågor.
• Sjukfrånvaro och rehabilitering.
• Omorganisation eller snabb tillväxt.
• Stöd till en chef i en ny eller känslig situation.

‍

4. Bestäm vad som alltid ska ägas internt

Att ta in stöd betyder inte att lämna bort ansvaret. Företaget behöver fortfarande äga sin kultur, beslut och ledarskap. Chefer ska vara nära sina medarbetare. Ledningen ska prioritera arbetsmiljö och sätta riktning. System och externa experter ska göra det lättare att lyckas med ansvaret, inte bli en ursäkt för att slippa det.

‍

Praktiskt genomförande

Skriv ner vem som ansvarar för vad. Det behöver inte vara långt, men alla ska veta vad de har ansvar för istället för att behöva gissa när en fråga blir skarp.

• Vad chefer förväntas hantera själva.
• Vilka processer som ska följas i HR-systemet.
• När HR eller extern expert ska kopplas in.
• Vem som fattar beslut i komplexa frågor.

‍

5. Bygg för nästa fas, inte bara dagens

Behovet av HR kan förändras när företag växer. Det som fungerade med 12 medarbetare, fungerar kanske inte alltid för 35 eller 80. Därför är det smart att välja en modell som kan växa med verksamheten. I början kan systemstöd och HR-abonnemang räcka långt. Med tiden kanske ni kompletterar med en HR-generalist eller HR-chef.

‍

Praktiskt genomförande

Gör en genomgång av HR årligen: Vad fungerar? Var fastnar cheferna? Vilka frågor återkommer? Behöver ni mer systemstöd eller extern kompetens?

‍

En HR-funktion som passar er verklighet

En intern HR-avdelning är ovärderlig i många organisationer. Men HR måste inte börja där. Ett HR-system, kompletterat med experthjälp, kan vara ett av de snabbaste och mest kostnadseffektiva sätten att komma igång med en komplett HR-funktion.

Systemet håller ordning på vardagen. HR-experten kopplas in när frågorna kräver erfarenhet. Det behöver inte vara svårare än så.

‍