Fem sätt att skapa bättre digitala workshops

Ingen har nog undgått hur vi 2020 lärde oss att göra allt digitalt istället och i många lägen hade en snabb utvecklingskurva. Folk lärde sig att ha ljus bakom skärmarna, ha hörlurar vid behov och att filter bara är kul en kort stund. Men sedan avstannade inspirationen och vi började följa några normer av hur vi började och jag vill erbjuda lite tips om hur jag justerat det efter hundratals workshops dagar och även efter att ha lagt på ett perspektiv av upplevelsedesign på det hela.

Tänker fem små tips på missar jag ofta tycker förekommer.

1. En mötesledare - det är kanon i vanliga möten att ha tydligt vem som leder mötet och klart att en tydlig ledare är bra även i det digitala. Men här har vi förutsättningar på ett annat sätt för en bisittare än vi har i det fysiska rummet. Utse en co-host i alla möten och låt den sköta rumsindelning, hålla koll på chatten och se det du missar då du som mötesledare behöver ha fullt fokus på det du gör.

2. Grupprummens storlek? Jag låter mitt Zoom dela in efter 4-5 deltagare per rum, men ser ofta andra som har grupper på 2-3 istället. Om du har varit med i dessa rum när tekniken sviker en, när flera väldigt pratiga hamnar i samma rum med en tystlåten, eller tvärtom, när en extrovert får dra allt. Jag har tittat och gissar från Robin Dunbars forskning på att det ska vara grupper och inte bikupor. Sedan har jag ibland bikupe-rum (men då kort tid) och har även haft egna grupprum en och en i något läge. Drömmer om en framtid där spatial, wonder eller discords lösningar för att gå mellan rum kommer vara mer standard, tills dess är min inställning att grupprummen som standard ska vara 4-5 personer per rum.

3. När vi är inne på grupperna, jag har en lista på mina instruktioner:
-Nu skickas ni ut, håll koll på vad just ert rum heter
-Utse när ni kommer in i rummet en som kommer rapportera tillbaka här i helgrupp efter att ni är klara
-Om ni vill, utse också en sekreterare och en tidshållare
-Frågan ni ska prata om lägger jag i chatten nu så alla har den med sig (fungerar i Zoom)

4. För att skapa trygghet i alla workshops är jag ett stort fan av in och utcheckningar. I fysiska rum har jag vissa knep, digitalt så har jag ett par varianter beroende på storlek. Den vanliga missen jag ser andra göra är att tro att de kan hålla ordning på vem som pratar i huvudet och fördela ordet. Enkelt istället tycker jag är att be alla trycka på “räck upp handen” och sedan ta ned den efter de presenterat sig. Då har jag en talarordning för checkningen, men också lärt dem ett verktyg som kommer att vara bra under resten av workshopen.

5. Sist en tanke om att en gemensam digital whiteboard (miro, mural, jamboard) inte är samma som det skulle vara i ett rum. Det som jag observerar är att de flesta byter fönster och bara ser på whiteboarden och ingen ser på någons ansikte längre. Plötsligt har vi ett gammalt hederligt telefonmöte i princip. Också är det oftast som att lägga ut en A3 på varje bord och bara en penna att skriva med, även om du tror att alla ska bli delaktiga så kommer någon ta över huvudansvaret och i värsta fall har du en risk för konflikt över vad som skrivs. Hoppas du har ett bra tips på hur att få det här bra digitalt, för min lösning är att göra andra övningar digitalt och skippa digitala whiteboards. Det trots att jag älskar post-its och blädderblock i rätt lägen analogt..

Sist vill jag lägga till en varning för att tro att hybrid är enkelt, workshops med deltagare både på plats och online brukar oftast ha effekten att bara ena gruppen är nöjd. Inte sällan den som är på plats, men hade du satt dem vid varsin skärm hade effekten i stort gått upp (även om gruppen i rummet kanske hade sett det som lite sämre workshop).

Hoppas du håller med om att det är dags att uppdatera normerna som vi satte under pandemin och kämpa för att fortsätta förbättra digitala möten!

‍