I en föränderlig värld behöver vi snabbare beslut – men vi lär på samma sätt som alltid

Under många år har jag arbetat med förändrings- och ledarskapsprogram i stora organisationer. Ofta ser upplägget likadant ut: När en ny strategi ska lanseras eller ett nytt arbetssätt införas samlar vi människor framför en kunnig person som förklarar, strukturerar och leder samtalet framåt. Som komplement erbjuder vi individuella självstudier – text, e-learning eller video.

Det är två format vi nästan tar för givna. Antingen lär vi oss själva – eller så lyssnar vi på någon som vet mer. Men de senaste åren har jag funderat: Vilka beteenden tränar vi egentligen när vi organiserar lärande på det sättet?

Vi har ärvt ett ideal vi sällan ifrågasätter

Vår bild av utbildning är starkt präglad av en tradition där läraren är kunskapsbäraren. Redan hos Aristoteles finns idén om att kunskap överförs från den som vet till den som ännu inte vet. Det är en modell som präglat skolor, universitet och organisationer.

Samtidigt betonade andra antika traditioner det gemensamma sökandet – kunskap som istället växer fram i gruppdialog och reflektion.

När jag lyssnar på de utmaningar många organisationer beskriver idag – snabba förändringar, otydliga mandat, långsamma beslut – undrar jag om det inte är just det gemensamma tänkandet vi behöver mer av.

Vi säger att vi vill ha snabba beslut – men tränar vi det?

Studier om “decision effectiveness”, (bl.a Harvard Business Review , Bain & Company), visar att organisationer som fattar beslut snabbare och närmare verksamheten tenderar att prestera bättre än sina konkurrenter.

Amy Edmondsons forskning om psykologisk trygghet visar samtidigt att otydliga mandat och rädsla för att göra fel leder till att beslut skjuts uppåt i organisationen och därmed tar längre tid. Det är alltså inte brist på kompetens som bromsar beslutshastighet. Det är struktur och mandat.

Hur vi organiserar lärandet påverkar givetvis inte tydliga mandat eller förändrade incitament. Men det kanske kan påverka vilka beteenden vi tränar?

Vad händer när läraren kliver åt sidan – men strukturen finns kvar?

De bästa lärarna och facilitatorerna hjälper grupper att fatta modiga beslut. Men traditionella lärarledda upplägg är beroende av hur bra eller dålig läraren är. Därför varierar kvaliteten, budskap tolkas olika och leveransen påverkas av erfarenhet och dagsform.

Tillsammans med några av Sveriges största företag har jag under många år arbetat med ett annat sätt att organisera gruppbaserat lärande. Tänk dig ett program där gruppen möts – fysiskt eller digitalt – men där processen leds av en färdigdesignad struktur. Kortare filmer ger ramar och instruktioner. Deltagarna arbetar med konkreta frågeställningar kopplade till sin egen verklighet. De gör individuella bedömningar, röstar, prioriterar och formulerar gemensamma beslut. All input samlas in löpande och blir synlig i rummet.

Det finns ingen extern lärare eller facilitator som styr samtalet. Men det finns en genomtänkt dramaturgi som håller ihop processen. Expertrollen försvinner inte. Den byggs in i designen, och tas fram utifrån organisationens strategi och verkliga utmaningar.

Tre saker som förändras när grupper själva får bära ansvaret

För det första förändras ansvarsfördelningen. Gruppen behöver själv tolka strategin och enas om prioriteringar. Någon i rummet tar ofta rollen som processhållare – i sig en viktig förmåga att träna.

För det andra uppstår en möjlighet som en traditionell workshop sällan kan erbjuda: All data från diskussionerna – reflektioner, val, prioriteringar, åtaganden – kan samlas och analyseras över tid. Det gör det möjligt att se mönster i till exempel otydliga mandat, beslutsfriktion eller behov av delegering. Inte bara hur nöjda deltagarna var, utan vad de faktiskt valde att göra.

För det tredje blir budskapet konsekvent. Alla grupper möter samma struktur och samma kärnfrågor, oberoende av vem som “håller i” sessionen. Det krävs färre förberedelser och tolkningsutrymmet blir mindre.

När kapacitet och konsekvens blir en strategisk fråga

När program ska rullas ut brett – över länder, tidszoner och funktioner – uppstår ofta en kapacitetsfråga. Traditionell lärarledd träning skalar linjärt: Fler grupper kräver fler experter. Ett designat grupprogram kan genomföras när som helst, utan att vara beroende av tillgång till tränare. Det blir både billigare och mer effektivt vid större volymer.

Men viktigast är kanske signalen: Organisationen visar att den litar på att grupper kan tänka och prioritera själva inom givna ramar.

Det här ersätter inte facilitatorn – men det förändrar beroendet

Dysfunktionella grupper kommer alltid kräva en erfaren facilitator. Vissa transformationer behöver mänsklig guidning. Men om vi menar allvar med agilitet och decentraliserade mandat behöver vi också fundera över hur vi tränar dessa förmågor. För lärandeformat är inte neutrala. De formar beteenden.

Om vi konsekvent organiserar utveckling så att “den kunnige” håller i lärandet och sammanfattar svaren, ska vi kanske inte bli förvånade när beslut vandrar uppåt i organisationen. Kanske börjar ett ansvarstagande och modigt ledarskap tidigare än vi tror – redan i hur vi väljer att lära tillsammans.

‍