Beslutet ingen chef ångrar – men nästan alla drar ut på för länge

“En sak är solklar: vi borde ha gjort det här för längesen.Vi har nog gått miste om en hel del effektivitet”.

Orden kom från en koncern-VD, som trots imponerande tillväxttakt och miljardomsättning väntat över ett decennium med att ta in någon som kunde avlasta hans och ledningens administrativa börda. Ovanpå ett redan pressat schema, med massor av möten och hundratals resdagar per år, la han också flera timmar i veckan på att koordinera möten, boka flygresor och hotell och försöka hålla mailkorgen i schack.

Varför? För att det verkade krångligt, dyrt och helt enkelt inte värt besväret att leja ut uppgifterna till en assistent. 

Det här är en tankevurpa som jag ser hos många chefer och organisationer. Man drar sig för att anlita någon för att strukturera och effektivisera ens vardag, men inser inte att de timmar man själv lägger på administration och logistik kostar företaget mycket mer - både sett till lön och till förlorad produktivitet. Framförallt betalar man med sin hälsa - den mänskliga hållbarheten - och det är därför jag skriver den här krönikan. 

Chefer upplever sig vara mer stressade än någonsin, samtidigt som administrativa uppgifter äter upp en allt större del av arbetsveckan. Det är hög tid för alla ledare att stanna upp och se över sin organisation: behöver vi stärka det administrativa stödet?

‍

Här är några vanliga signaler om att det kan vara dags att ta in administrativ avlastning:

1. Ledningen och andra nyckelpersoner lägger minst en arbetsdag i veckan på administrativa uppgifter som inte är affärskritiska, t.e.x. möteskoordinering, dokumentation och mailhantering. Det kan låta som en överdrift, men i själva verket rör det sig ofta om ännu mer tid.
2. Felkommunikation och brist på strukturer och processer skapar irritation och missförstånd som hämmar samarbetet i organisationen.
3. Mellancheferna är stressade och hinner inte lägga tid på att utveckla sin personal, och sjukdomstalen växer. 
4. Teambuilding och kompetensutveckling prioriteras ständigt ned på grund av tidsbrist.

‍

Idag behöver valet inte stå mellan att klara sig helt själv eller anställa en administrativ resurs på heltid. Den lösning som ger mest effekt i förhållande till investeringen för många bolag är istället att ta in en erfaren assistent några timmar i veckan, låta dem identifiera förbättringsområden och sedan ta tag i de mest kritiska delarna först. Det behöver man inte omsätta miljarder för att ha råd med. När de positiva effekterna sedan börjar synas, i form av sparad tid, ökad produktivitet eller bättre hälsa, kan stödet utökas efter behov och budget. 

Kanske handlar det bara om att ni behöver lite extra hjälp under särskilda perioder på året - i bokslutstider, inför ett stort event eller vid en kontorsflytt? Då är konsultmodellen också ett bra och kostnadseffektivt alternativ.

Jag har aldrig mött en chef som ångrat beslutet att ta in hjälp när behovet har funnits. Däremot har jag träffat flera som frågar sig varför de väntade så länge. Gör inte samma misstag. Det blir i slutändan väldigt mycket dyrare än priset du betalar för några timmars avlastning.

‍