Ge feedback och ha svåra samtal – utan hotrespons! Amanda Ekman ger nycklarna till att lyckas.

Vår mänskliga hjärna är programmerad att hamna i fight, flight eller freeze tillstånd när vi upplever hot i tillvaron.

Feedback kan upplevas som hot eller kännas obehagligt. Det som händer är att amygdala (i människans hjärna) larmar då den har kategoriserat det som ett hot. Vår status kan även bli hotad vid feedback och vi är starkt programmerade att skydda vår status.

Så hur gör du då för att ge feedback eller ta upp ett svårt ämne utan denna negativa effekt eller ingen effekt alls?

Här introducerar vi ett kanske helt nytt begrepp:
Coachande feedback.

Vi människor vill ha enkänsla av autonomi, kontroll och till och med att briljera.

Så hur får du personen att känna detta?

Här delar vi in det i VEM, VAR, NÄR, HUR:

1.    VEM: Allt beror på vem det är du vill ta upp ämnet med. Vilken relation du redan har tillpersonen. Om ni har stor eller liten tillit till varandra eller mycket eller litet förtroende för varandra. Här kan du ha en helt annan bild än den personen, så ta inte för givet hur er relation förhåller sig. Allt du gjort och sagt tidigare påverkar. Har du investerat tid i personen och byggt relationen? Har du stöttat, hjälpt, peppat personen under en tillräckligt lång period innan? Har ni en öppen pågående dialog? Allt detta avgör hur snabbt du kan komma in på ämnet, det du vill ta upp.

2.    VAR: Är det en lugn miljö eller mycket stök runt er? Är ni själva eller är det mycket folk eller en eller flera personer som lyssnar? Visserligen behöver du tala och uppföra dig så att hela världen kan lyssna och inte skämmas för något du säger eller gör. Däremot är det av respekt för den andra personen att ta det i enrum. Så får den personen avgöra vad den vill berätta vidare för kollegorna och andra personer. När det gäller vart är det också en fördel om ni är på samma plats, dvs fysiskt personligt möte. Självklart om ni jobbar på distans eller har mycket resor går det att göra digitalt och i sista hand på telefon. Då är det en fördel om du är ännu försiktigare då det inte går att se nyanser och skiftningar hos mottagaren.

3.    NÄR: Är det en stressig situation eller är personen morgontrött eller eftermiddagstrött? Har ni båda ätit ordentligt, sovit och tagit pauser gärna med frisk luft och rörelse? Avsätt tillräckligt med tid. Fråga personen innan när det finns tid att prata och boka ett möte, eller använd om ni har veckomöten enskilt. Det ären bra idé att säga att det handlar om coachande feedback eller hitta dina ord som inte ger oro, en hotrespons redan när ni bokar mötet. Det finns stor risk, beroende på vilken kultur, samt relation ni har, att personen gruvar sig inför mötet och produktiviteten och välmående blir lidande.

När är också så direkt som möjligt i tiden när ämnet/beteendet uppdagades och innan du har blivit irriterad eller det har blivit en stor sak kanske för hela teamet. Feedbacken gör också mest nytta när den ges så nära i tiden som möjligt till det du vill ta upp hände. Efter en tid har kanske allt ändrats och feedbacken är inte lika relevant. Feedback är en färskvara.

4.    HUR: Förberedelse är viktigt, fundera på hur du inleder avväpnande och får personen att känna sig trygg och skapa en positiv stämning som känns genuin?

‍

Vidare, hur kan du leda personen till en lösning och få hen att själv komma fram till den?

Hur kan du hjälpa personen att få briljera? Vad behöver du säga eller inte säga, utan lyssna för att feedbackmottagaren ska vara den som leder sig själv framåt och kommer med idéerna?

‍

Feedback är en dialog där du som feedbackgivare lyssnar lika mycket om inte mer, än den som tar emot feedback. Du vet, med all sannolikhet, inte lika mycket om den personens förutsättningar, projektets/uppgiftens alla fallgropar och alla intressenters krav och feedbackmottagarens andra omständigheter och relationer. Det kan göra att den lösning du tänkte kanske inte är möjlig eller är iallafall inte den bästa lösningen varken för feedbackmottagaren eller projektet/uppgiften.

Jag kallar detta nya begrepp, Coachande feedback, där du finns för att hjälpa personen att själv komma fram till en lösning. Att bara påpeka problemet kommer oftast inte att leda vidare framåt.

Coachande feedback är öppna frågor. Om du lyssnar får du reda på vad som händer i projektet, produktionen eller livet hos mottagaren och mest troligt vet du inte allt som händer och orsakerna till att personen beter sig som den gör.

Att ta reda på det ökar förutsättningen för att hjälpa personen till att komma till enlösning.

Hjälp feedbackmottagaren att fokusera på lösningen, målet, resultatet och ge förutsättningar för att rätt kopplingar i hjärnan sker genom att skapa trygghet och mana till kreativitet.

Vilka frågor avgör du, beroende på person. Se andra artiklar av Amanda Ekman för mer konkreta tips på frågor. Det viktiga här är att det är feedbackmottagaren som kommer fram till lösningarna och vad hen vill göra framåt, inom det område ni pratar om. Hur det sedan fungerat och vilken effekt det blev, får du reda på när ni tillsammans sedan följer upp samtalet med hur det har gått för personen.

Amanda Ekman gärna har dialog med er läsare om ni har frågor.