Hur använder du det ”nya” sättet att ge feedback utan hotrespons? Amanda Ekman ger dig mer konkreta verktyg och tips!

Se även artikeln ”Ge feedback och ha svåra samtal – utan hotrespons!”

Varför coachande utvecklande feedback istället för negativ/konstruktiv? Är det inte bra att vara rak? Absolut att komma till konkreta och tydliga vägar framåt är jättebra. Kanske inte på det sätt vi tror.

Några synvinklar ges här på hur det kan se ut, och alternativa sätt att hantera de situationerna, och feedbacken på. Att ha ett synsätt som att ”utforska möjligheter tillsammans” gör att positiva förändringar händer snabbare och feedbackmottagaren känner ökad trygghet, mening och engagemang.

Våra hjärnor är fortfarande i stenåldern och är programmerade att leta efter hot, skanna av markerna efter dödliga faror och därför är det lätt för feedbackgivaren att se det negativa och säga det (först).

Feedbackmottagaren letar likaså efter hot först och hör ofta mest det negativa även när positiv också sägs, det drunkar och vi är många som bara lyssnar på det som kan uppfattas negativt.

Responsen blir också påverkad av våra stenåldershjärnor som under hot blir fight, flight eller freeze för att undkomma den dödliga faran. I ett jobbsammanhang i vår tid, blir detta istället till en last då vi slutar lyssna, tar inte till oss det som uppfattas som negativ kritik, kreativiteten hämmas och det blir svårare att få till stånd en positiv förändring (bland annat Harward Business Review har publicerat flera artiklar om detta).

Feedforward och att ge sina förslag eller detaljerade instruktioner kan hjälpa kollegan/medarbetaren framåt, dock med bäst resultat om full tillit redan råder och gärna efter coachande feedback.

Forskning visar att det ger bäst effekt om personen som ska göra den positiva förändringen kommer på den själv. Vi är alla olika och har olika sätt att göra saker på, dessutom fungerar vi så psykologiskt att det både tar emot och tar längre tid att göra saker på ett sätt som någon annan har bestämt än om vi har själva valt det.

Coachande feedback innebär att du ställer öppna frågor på ett positivt sätt. Att vara tydlig lovordas på många håll och det är bra i många sammanhang och särskilt när två personer har en redan pågående tillitsfull dialog eller har pratat ett bra tag i enlighet med vad vi pratar om i denna artikel.

För att påvisa hur det kan hämma den positiva förändringen har jag här gett några konkreta exempel.     

Påståenden och anklagande frågor kan göra att personen går i försvarsställning. Tilliten och tryggheten infinner sig inte utan istället blir situationen ofta obekväm och kan till och med upplevas hotfull beroende på hur det sägs, här kommer några exempel och alternativa vägar framåt:

1. Du förbereder dig dåligt inför mötena.

Generaliserande och anklagande utan lösning eller hjälpande inslag.

2. Varför hinner du inte förbereda dig inför mötena?

Negativ ton som inte ger kreativitet att lösa vad det än är som hindrar förberedelsen eller hindrar att få fram vad det egentligen är, då feedbackmottagaren i ett stressat försvar kan ge missvisande svar. Det kan bli ett tillstånd av försvarsmurar som åker upp, försök att hävda sig för att bevara sin värdighet och status. Det kan vara annat som hindrar lyckade möten (arbetsuppgifter eller vad det gäller) och detta får vi inte reda på om undersökandet istället blir anklagande.

Ifall du väljer en positiv ton och med blicken riktat framåt kan du uttrycka dig precis hur det faller sig bäst för dig och den andra personen, några exempel:

3. Hur tycker du att (sälj/projekt) mötet gick?

Eller om ännu mjukare behövs för situationen så:

4. Vad tänker du om mötet sist?

(Det är bra att vara specifik med vilket möte det gäller eller om det är en viss uppgift eller område i arbetet)

5. Utforska tillsammans:

·   Vad händer med dig innan, inför och under mötet/uppgiften?

Här kan det komma upp värdefull information och detta är tillitsskapande och trygghetsskapande ifall du lyssnar noga, denna information kan vara grunden till att göra det bättre nästa gång.

Ifall ni inte har en hyfsad arbetsrelation innan detta samtal så kan det vara svårt att få reda på något i början och då rekommenderar jag endast positiv feedback (eller förberedande feedback tex delge positiva saker och relationskapande samtal, beskriver jag i andra artiklar och i mina workshops) i någon månad, gärna flera gånger i veckan tills du känner att det finns en möjlighet att personen öppnar sig och inte längre är reserverad eller till och med har taggarna utåt.   

Beroende på vad som sägs så kan öppna följdfrågor leda feedbackmottagaren till att komma upp med ett förbättringsförslag eller kanske att mer kompetens behövs, utveckling, gå kurs, mer stöd, bättre verktyg etc.

·   Hur vill du förbättra mötena framåt?

·   Hur vill du lägga upp arbetet inför, under och efter mötet/uppgiften/projektet?

·   Vad behöver du till exempel vad för stöd/hjälp/kompetens/utveckling?

Här är det viktigt att fortsätta dialogen (kan delas upp på flera tillfällen om det känns intensivt eller att ni behöver reflektera) så att det blir konkret och tydligt vad som ni vill göra framåt, hur feedbackmottagaren vill agera annorlunda och vad är feedbackgivarens roll i att stötta.

Det som kommer upp som bra saker/förbättringar/förslag kan ni gärna dokumentera och komma överens om vem som skriver ned allt och en fördel är att skicka anteckningar till varandra. Då är det lättare att hålla dialogen pågående och se vad har hänt sedan sist. Har något av förbättringsförslagen valts och genomförts? Hur gick det? Vad mer kan göras för att förbättra framåt?

Önskar er lycka till och hör av er om ni har frågor eller vill diskutera vidare, Amanda Ekman, Interante.

‍