Gruppen bestämmer innan mötet börjar

Det tar femton minuter

Grupper formar sig snabbt. Oroväckande snabbt. I båda programmen – med helt okända människor, i konstgjorda miljöer, under extrem press – var de informella strukturerna på plats inom en dag. Vem som lyssnar på vem. Vem som pratar för mycket. Vem som är farlig att ha som fiende. Vem man helst äter frukost bredvid eller letar mat tillsammans med på en öde ö. Det är ingen slump. Det är evolutionsbiologi. Hjärnan är byggd för att omedelbart sortera omgivningen i hot och möjligheter, i allierade och konkurrenter. Det sker utan att vi tänker på det. Ofta utan att vi ens märker det.

På arbetsplatsen tror vi att det tar längre tid. Det gör det inte. Den nyanställde som kliver in i ett rum för första gången läser av dynamiken på minuter. Den nya chefen som håller sitt första möte sänder signaler hon inte vet om att hon sänder. Gruppen tolkar, värderar och placerar in henne – och de besluten är svåra att ändra på. Första intrycket är inte en social konvention. Det är en kognitiv genväg som gruppen inte ger upp utan kamp.

‍

Korridoren är mötesrummet

Här är det som HR-chefer oftast missar: koalitionerna bildas inte i mötet. De bildas på väg dit. I båda programmen såg vi samma mönster om och om igen. Det som sades öppet i gruppen var sällan det som faktiskt avgjorde vad som hände. Det som avgjorde var samtalen i köket, på stranden, i de korta stunderna när det bara var två eller tre personer. Där testades lojaliteter. Där gjordes uppgörelser. Där bestämdes vem som skulle bort.

Det är precis vad som händer på kontoret. Beslutet om vem som ska få det nya uppdraget är ofta fattat innan mötet börjar. Stämningen kring en chef som "inte riktigt funkar" formas i korridorsamtalen, inte i medarbetarsamtalet. Den informella hierarkin – vem som egentligen har makt, oavsett titel – lever i de mellanrum som inte syns i kalendern. Det är inte illvilja. Det är hur grupper fungerar. Den som förstår det kan leda i verkligheten. Den som bara leder i mötet leder i ett vakuum.

‍

Prat “bakom ryggen” är rationellt

Vi vill gärna tro att det är svaga eller illvilliga människor som pratar bakom ryggen på varandra. Det stämmer inte. Baksnack – eller det vi mer neutralt kan kalla informell kommunikation om frånvarande – är ett rationellt beteende i en miljö med hög osäkerhet och begränsad information. Det är ett sätt att testa verkligheten. Att kalibrera. Att förstå vad som gäller utan att behöva fråga rakt ut.

I Förrädarna var det tydligt: ingen visste vem som var förrädare. Informationen var asymmetrisk och riskerna var höga. Givet de förutsättningarna är det fullständigt rationellt att samla information genom sidosamtal, att testa om andras bild av läget stämmer med din egen, att säga saker till en som du inte säger till alla.

Exakt samma logik gäller i en organisation under förändring. Eller när en ny chef kliver in. Eller när rykten om besparingar cirkulerar. Osäkerheten driver det informella. Inte karaktärsbrister. Det innebär att chefen som försöker eliminera baksnack med policys och direktiv missar poängen. Frågan är inte hur man stoppar det informella – det går inte. Frågan är hur man skapar tillräckligt med psykologisk trygghet och informationsflöde för att det informella ska bidra till organisationen snarare än undergräva den.

‍

Vad det betyder för dig som jobbar med HR

Tre saker att ta med sig:‍

1. Den formella strukturen och den informella strukturen är aldrig identiska. Jobbet är att förstå båda. Inte att låtsas som att bara den formella existerar.
   ‍
2. Onboarding handlar mer om att navigera det informella än att lära sig systemen. Den nya medarbetaren som snabbt förstår vem man pratar med om vad, och vilka normer som faktiskt gäller (inte de som står i handboken), presterar bättre och stannar längre.
   ‍
3. Ledarskapsutveckling som bara sker i klassrum och workshops förändrar lite. Det som förändrar är vad som händer i de korta samtalen, i korridoren, i de stunder som inte är schemalagda. Det är där ledarskapet faktiskt utövas.

Vi deltog i varsitt TV-program och trodde att vi var ovanliga fall. Det var vi inte. Vi var bara en spegel av det som händer i varje organisation, varje dag – men med kameror på.