Skräm bort dina bästa medarbetare med kontorstvång.

Amazon, Dell, Tesla och Washington Post är kanske de mest välkända företag som försöker tvinga sina anställda till kontoret 100%. Men Johan Kreicbergs, chefsekonom på Sveriges Ingenjörer har berättat, bland annat i Aftonbladet, om den undersökning de gjorde 2024 bland sina förtroendevalda att 1/4 av företagen här hemma då krävde mer kontorsnärvaro. Ericsson var trendsetters (tyvärr) och sedan dess har både Volvo och Scania krävt 100% kontorsnärvaro från sina anställda. (Hur hanterar de då tjänsteresor och externa möten, kan man undra.)

Givetvis skapar kontorstvång diskussion, rubriker och klick, och verkar därför vara på uppgång, men verkligen är inte som rubrikerna i media förmedlar.

Faktum är däremot att andelen företag som erbjuder flexibilitet fortfarande ökar och ligger på 68% (åtminstone i USA. Dela gärna med dig om du har statistik för Sverige.) Andelen (i USA) som kräver full kontorsnärvaro ligger på drygt 30% och sjunker.

Alla 10 Fortune 500 Europaföretag varsaktier gick bäst under 2024 hybridarbetade!

Så det så, rubrikmakare!

Denna krönika handlar om varför det är korkat för företagen att göra så och hur de bör göra istället.

‍

Ledning/organisation på efterkälken i den nya verkligheten, bakom medarbetarna

Det blir alltmer tydligt för mig att de flesta "på golvet" numera har hyfsat bra styr på hur de får distans- och hybridarbetet att fungera, åtminstone hjälpligt. De upplever att de är lika produktiva som på kontoret, minst. Och forskningen ger stöd för den känslan. Visserligen finns det mycket som kan bli bättre, bland annat verkar många fortfarande inte ha upptäckt fördelarna med att styra upp det osamtidiga samarbetet utan envisas med att fylla varandras kalendrar med möten för saker som kunde klarats av enklare på andra sätt, när det passar i ti den för de inblandade.

Problemet nu är snarare att ledningen och organisationen inte verkar ha skaffat sig lika bra koll.

Återkommande hör vi om chefer som tycker det är svårt eller omöjligt att leda ordentligt om de inte har medarbetarna inom promenadavstånd inomhus. Vi ser processer som inte anpassas för distans och ett kvardröjande, gammaldags mindset av att premiera närvaro och synbar upptagenhet, inte resultat.

"Hur ska jag veta om de gör sitt jobb om jag inte kan se dem?" är den återkommande frågan.

Det enkla svaret: "Se på resultaten, stupid!" (för att parafrasera James Carville, Bill Clintons politiske strateg)

Det är som om ledning och medarbetare lever och arbetar i två olika tidsåldrar. Där medarbetarna vet att det funkar och därför tappar förtroende för ledningen när de märker på deras hittepåargument att de har noll koll. Eller möjligtvis; noll vilja.

‍

Gäller främst kunskapsarbete, men inte bara

Resonemangen här är främst relevanta för kunskapsarbete, men mycket är också allmängiltigt. Tydligare och mer genomtänkt ledarskap, autonomi, flitig och väl strukturerad feedback, tydliga roller, strukturerad och frekvent kommunikation är alltid bättre än motsatsen, även på kontor, för serviceyrken och på fabriksgolv.

Den bästa definition jag sett av kunskapsarbete finns i boken Slow Productivity - The Lost Art of Accomplishment Without Burnout av Cal Newport: The economic activity in which knowledge is transformed into an artifact with market value through the application of cognitive effort.

Definierat på det viset blir det tydligt att kunskapsarbete är något som kan vara relevant i alla sorters roller, men att andelen kunskapsarbete givetvis varierar mellan roller, och därmed relevansen för mina resonemang här. Eftersom kunskapsarbete kan vara relevant i alla sorters roller bör det vara möjligt för ledare att i dentifiera vilka delar av medarbetarnas arbete som är kunskapsarbete och sedan arbeta för större flexibilitet i var och när de utförs.

‍

När skapade tvång varaktig motivation, entusiasm och resultat? Just det. Inte nu heller.

Straffet är tvångets tvilling.

Att tvinga någon till något fungerar bara om det kombineras med hot om straff för olydnad. Knappast motiverande, eller hur? Möjligtvis kan tvång under hot om straff motivera till att låta bli att göra något, begå brott till exempel (men inte ens i det avseendet verkar det fungera särskilt bra).

Men tvång och straff motiverar knappast till att göra sitt bästa. Särskilt inte under längre tid eller utan konstant övervakning. Bara till att göra minsta möjliga för att undvika bestraffning.

Hur illa jag än tycker om att man har en policy för kontorsnärvaro si eller så många dagar i veckan, är det nästan dubbelt illa att instifta en sådan policy och sedan inte följa upp. Policyn är dum till att börja med. Dessutom, om närmaste chef, som är närmre verkligheten och medarbetarna, underlåter att genomdriva policyn uppstår ännu fler oönskade effekter:

• Tvivel om vad som egentligen gäller. Ett tvivel som lätt kan smitta på andra, viktiga och relevanta, policies. Om policyn för kontorsnärvaro inte verkar gälla kanske inte heller policyn för arbetsmiljö, säkerhet eller affärsetik behöver tas på allvar?
• Upplevd orättvisa, ett gift för vilken organisation som helst, kan lätt uppstå om vissa förstalinjechefer genomdriver policyn om kontorsnärvaro medan andra struntar i den.
• Förtroendet och auktoriteten för ledningen får sig en knäck. "Där uppe i elfenbenstornet fattar de ju inte hur det funkar!" "Ingen av oss som egentligen gör jobbet bryr sig om deras påhitt."

Visst är det så att den där linjechefen som inte genomdriver den kontraproduktiva policyn egentligen gör rätt. Hen hade annars löpt stor risk att tappa kompetenta medarbetare. Problemet är inte mellanchefen utan ledningen. (Så det är inte utan fog om medarbetarna tappar respekt för ledningen som inför sådana kontraproduktiva policies.)

‍

Påhittade motiv till kontorsnärvaro sänker både engagemang och förtroende för ledningen

Det finns massor av forskning och rapporter som visar hur väl hybrid- och distansarbetet fungerar. Hur det inte påverkar resultaten negativt, men däremot medarbetarnas liv och mående positivt. Mer tid, mer balans och mindre stress.

Oavsett om medarbetarna tagit del av forskningen VET de detta av egen erfarenhet.

De genomskådar därför lätt de ounderbyggda, krystade argument som vanligtvis används för att motivera varför alla ska vara på kontoret si eller så mycket.

Det enda sådana konstlade motiv för återtåg till kontoret åstadkommer är misstromot ledningen, bristande engagemang, insikten att ledningen inte har förtroende för dig och personalflykt.

En viktig sak i sammanhanget, som lätt missas, är att det bristande engagemanget och känslan av att inte vara betrodd påverkar ALLA medarbetare och deras prestationer negativt, inte bara de som helst jobbat hemma eller de som försvinner, utan även de som tidigare själv valt att jobba på kontoret, i vetskap om att de kunnat jobba någon annanstans om de ville eller behövde.

‍‍

‍

Kontorstvång skrämmer bort medarbetare och försvårar rekrytering

Associate Professor MarkMa vid University of Pittsburgh och hans team har analyserat tre miljoner medarbetare i tech och finans på S&P 500 från januari 2020 till december 2023 för att se om personalomsättning och rekrytering påverkades av att man ville tvinga medarbetarna till kontoret. Inte bara till 100% utan ett visst antal dagar per vecka, t.ex. de tre dagar som verkar ha blivit en de facto norm i Sverige.

• Personalomsättningen ökade i snitt med 13% när företagen införde kontorstvång av någon sort
• Tiden för att rekrytera förlängdes med 23%
• De som slutade var i första hand: Höga chefer, Kvinnor (3x mer än män) och Kvalificerade medarbetare. För dessa grupper ökade personalomsättningen med 20% och strax därunder.
• Dessutom blev varken resultat eller börsvärde ett endaste dugg bättre. Snarare tvärt om.
• De förutsäger att siffrorna för femdagarstvång à la Amazon och Tesla skulle bli flera gånger högre.

Knappast vad företagen tänkt sig, skulle jag tro.

‍

Kontorstvång som "smygnedskärning" är rekordkorkat

Bland annat Amazons och Teslas krav på 100% kontorsnärvaro, eller som Musk uttryckte det "minst 40 timmar i veckan på kontoret", har av många tolkats som ett sorts smygnedskärningar. Genom att göra sig så oattraktiv som möjligt som arbetsgivare vill man få medarbetare att säga upp sig så att man slipper betala avgångsvederlag och genomföra jobbiga nedskärningsprocesser.

URKORKAT! Vilka är de första att försvinna? De som lättast får nytt jobb! De som du helst hade velat ha kvar, alltså.

Skulle avsikten att skära ner personalstyrkan i smyg blir man alltså av med guldäggen och får bara kvar de andra i boet; gökungarna, rötäggen, jasägarna och de som saknar initiativ eller förmåga att hitta nytt jobb. Plus en del som inte hör hemma i någon av de kategorierna utan blir kvar av andra anledningar; desillusionerade, oengagerade och antagligen ganska bittra för att inte de kunde fly. Kanske de inte kan hitta nytt jobb på orten men har en partner vars jobb tvingar dem att stanna kvar?

I mina ögon är sådana smygnedskärningar det yttersta beviset på ett fullständigt förakt för medarbetarna, att man bara ser dem som extra händer, som daglönare, utan kompetens eller ambition. Som siffror i ett Excelark över anställda men inga människor av kött och blod, hjärta eller hjärna. Teori X i sin prydno.

‍

Vad ska du då göra om du vill få medarbetarna till kontoret?

Först ska du fråga dig själv varför du egentligen vill att de ska vara på kontoret?

Är det för din egen skull eller för verksamhetens? Är det en objektiv och rationell önskan eller en emotionell, med grund i nostalgi eller okunskap om hur du leder och organiserar för hybrid- eller distansarbete? Har resultaten verkligen påverkats negativt? Har kulturen? Eller är det bara du som tappat kontakten med den nya verkligheten?

Bevisligen mår majoriteten av medarbetarna bättre när de kan arbeta mer fokuserat utan kontorets ständiga störande moment, med bättre balans i livspusslet och utan att behöva lägga tid, pengar och energi på pendling. Och inte presterar de sämre heller. Många presterar snarare bättre just för att de får möjlighet till mer fokustid.

Det kanske är du som behöver förändra dig själv eller ditt sätt att tänka? Som behöver följa med tiden?

‍

Det kanske snarare är så att du ska se över hur ni organiserar arbetet?

Anpassa processer, rutiner och policies till att fungera oavsett var folk befinner sig. Lära dig att leda bättre på distans. En positiv bieffekt är att det även leder till bättre ledarskap på plats, eftersom det som krävs ofta är ett mer medvetet, mer genomtänkt ledarskap och mer strukturerad kommunikation.

Visst kan vissa saker bli utmanande att lösa på distans. Några av de vanligare är introduktion av nyanställda, att ha koll på hur medarbetare mår, kultur och sammanhållning i viss mån och att vissa medarbetare har svårare än andra att styra upp sitt arbete på distans. Men inget av det är omöjligt. Man får bara göra på andra sätt, utforska, testa och lära sig. Sådana ”andra sätt”, och tekniken som stödjer dem, utvecklas kontinuerligt och omvandlar ”utmaningarna” till val av teknik och metodik.

Att sänka engagemanget hos alla medarbetarna för att man inte vill ta tag i hanteringen av undantagen är ingen bra approach, helt enkelt. Det har det aldrig varit.

‍

Att närvara på kontoret och att träffas, umgås med kollegor, är inte samma sak.

Motivet till att befinna sig på samma plats är människorna, inte platsen. Om ni nu ska samlas på just kontoret gäller det att maximera möjligheterna till att arbeta tillsammans, inte bara vara på samma plats. Här kommer några idéer att överväga:‍

• ‍Specifika kontorsdagar: Istället för att påbjuda att tillbringa en viss andel av arbetsti den på kontoret, låt teamen bestämma vissa dagar i veckan eller månaden som är kontorsdagar. Att komma till kontoret bara för att upptäcka att ingen annan är där är knappast upplyftande ju. Visserligen leder detta till väldigt ojämn beläggning av kontorslokalerna, men det kan ni säkert hitta på en kreativ lösning för. Kanske att olika avdelningar har olika dagar? Kanske att de mixas för att främja kontakt mellan olika avdelningar? OBS: Låt teamen bestämma dagar utifrån teamets behov. Påbud från ovan för att optimera kontorsutnyttjandet blir bara en marginell förbättring.‍
• Lägg ALLA fysiska möten till kontorsdagarna: Nästan lika illa som att sitta ensam på kontoret är väl att komma dit och upptäcka att alla andra sitter upptagna i digitala möten. Styr istället så att fysiska möten hålls de dagar som ni är på kontoret. Och styr bort alla interna digitala möten till övriga dagar. Men fyll inte hela dagen med planerade möten. Lämna öppet för spontanmöten också. De är viktiga.‍
• Gör kontoret till en attraktiv mötesplats: Nu talar jag inte flipper och pingis (även om jag inte heller utesluter det) men en plats för både spontana och planerade möten av olika slag och storlek, en plats som uppmuntrar till att bygga och utveckla nätverk och relationer. Givetvis även med goda möjligheter för att inkludera de som inte kan vara på plats, liksom för enskilt fokuserat arbete och lugna platser för digitala möten, till exempel med externa partners och kunder. INGA trälhav av opersonliga skrivbord!