4 radikala förslag för färre möten – och mer tid för fokus

Vill du ha fler möten i din kalender? Annat än säljmöten med nya kunder, alltså.
Knappast, gissar jag.
Ofta får jag frågor om hur man gör mötena bättre.
Mitt standardsvar är "Börja med att göra dem färre".
Därefter kortare och med färre, relevanta, deltagare.
SEDAN kan du fokusera på att förbättra det som återstår.
(Det blir ju mindre att jobba med, eller hur?)

"För många möten" är inget nytt

Att ha för många möten är inget som plötsligt uppstod i samband med COVID. "För många möten" har länge varit ett favoritämne för kontorsgnäll, tillsammans med kaffet, chefen och eposten.

Men det blev värre i samband med COVID när vi började mötas digitalt. Plötsligt försvann ju en naturlig begränsning som vi alltid hade behövt ta hänsyn till: antalet mötesrum på kontoret.

Online finns alltid ett ledigt mötesrum!

(och ingen kan höra dig skrika – åtminstone inte om du är på mute)

Plötsligt exploderade antalet möten och proppfyllde våra kalendrar. Dessutom blev många möten blev ganska kassa för att vi inte anpassade våra vanor efter det nya formatet. Det funkade inte riktig likadant, eller hur?

Visst har vi blivit bättre på att hantera digitala möten, men mötesraseriet hänger kvar. Många klagar fortfarande över att de inte hinner med att göra sitt jobb för alla möten. Särskilt i större organisationer.

I en studie med 31.000 deltagare i 31 länder svarade 2/3 att de inte fick nog med fokustid och att den främsta orsaken var...ineffektiva möten!

Källa WorkLife with Adam Grant 26 sept 2023

Ett tag försökte någon psykolog påstå att problemet med digitala möten var att vi såg oss själva och att det stressade oss. Njae...jag tror nog att massor av möten utan paus emellan är en bra mycket kraftigare stressfaktor. Eller vad tror du?

Därför kommer här några tips på hur ni kan göra för att minska mängden möten i din organisation. Jag hoppas att något tips passar just er. Givetvis går de bra att kombinera om man vill.

Fredad tid för fokus

Att få arbeta fokuserat är en bristvara för de flesta. Vem kan få flow om arbetsdagen är uppstyckad av en massa möten hela tiden?

- Det vanligaste är att man bestämmer en eller flera dagar i veckan som ska vara helt fria från möten (eller åtminstone från interna möten).

- Man kan också tänka sig att alla eller vissa halvdagar ska vara mötesfria. Det viktiga är att få frihet att disponera längre block av tid så att man kan arbeta fokuserat.

Ungefär så agerade den organisation som Tillväxtverket satte upp i flygande fläng för att handläggning av korttidsstödet under pandemin. En organisation som skapades och drevs helt på distans hela tiden tills den avvecklades – med otroligt nöjda medarbetare med hög arbetsglädje. Handläggarna hade få, korta statusmöten inplanerade med sitt team och i övrigt fick ingen boka möten med dem. De kunde planera och fokusera. Däremot hade man tydliga chattkanaler för strukturerat osamtidigt samarbete som användes flitigt, utan att fylla kalendern. Vill du veta mer om hur Tillväxtverket gjorde? Kontakta då Ewa Thylén. Du hittar henne enklast via LinkedIn.

Meeting Doomsday

Vissa stora företag i USA har haft en "Meeting Doomsday", till exempel Asana och Dropbox. En dag gick IT-avdelningen in i allas digitala kalendrar och raderade alla återkommande interna möten. Sedan fick alla börja om med en ren kalender, med stopp för mötesplanering under de första två veckorna.

Dessutom med nya regler för att begränsa mängden möten och antalet inblandade. Det verkar ha varit en skräckupplevelse för vissa att se mötena försvinna från kalendern ett efter ett. Men produktiviteten gick upp! Timmar frigjordes och många återkommande möten startades aldrig om. De hade visst överlevt sig själva.

Begränsningar för återkommande möten

En begränsning på Asana var att förbjuda återkommande möten med färre än fem deltagare. Just återkommande möten tenderar att bli sänken för produktiviteten. Många rullar på av gammal vana, långt efter att anledningen till mötet försvunnit.

Man kan tänka sig andra former av begränsningar. Annat antal deltagare, kanske. Begränsat antal upprepningar eller hur tätt de får planeras in.

Ditt möte kostar...

En av de mer sofistikerade metoderna var Shopify som lade in ett tillägg i medarbetarnas kalenderprogram som automatiskt visade vad mötet de höll på att schemalägga skulle kosta i timlön för deltagarna. Sofistikerat, tycker jag, men kanske lite svårt för de flesta av oss att genomföra.

Policy om att nobba dåligt förberedda möten

Något jag hört talas om från Malmö stad (eller åtminstone delar av verksamheten) är en policy att uppmuntra att tacka nej till uppenbart dåligt förberedda eller irrelevanta möten. Det kanske snarare hamnar i kategorin "bättre möten" men minskar i alla falla mötesbelastningen för den som tackat nej.

Kort om längden på möten

Studier från Microsoft bland annat har visat hur snabbt vår stress ökar och vår skärpa avtar om vi inte får tid för återhämtning mellan mötena. Ett initiativ för att minska antalet möten måste åtföljas av åtgärder för att korta de möten som blir kvar så att vi får tid för återhämtning. Vill du hitta tips om det kan du bläddra bland mina inlägg på LinkedIn så länge.

Men hur ska vi göra istället då?

Den fråga som jag förväntar mig att medarbetare ställer ifall vi tar till så här drastiska metoder för att kapa antalet möten är: Men hur ska vi då samarbeta och kommunicera? En helt rimlig fråga, men en fråga som borde besvarats för länge sedan.

Det finns massor av verktyg för osamtidigt samarbete, många som du säkert redan har men som många underutnyttjar, överanvänder eller felanvänder.

Men poängen är, att ett initiativ för att minska antalet möten bör gå hand i hand med träning i att samarbeta på andra sätt, kanske också av att skaffa nya, bättre eller enklare verktyg för det. Det finns massor av bra verktyg. Det gäller bara att våga fråga medarbetarna vilka behov de verkligen har, att våga testa (även andra leverantörer än de gamla vanliga) och att ge medarbetare - och chefer - utbildning i vilka verktyg som är bra till vad och hur man använder dem bäst.

‍