4 vanliga pensionsmissar att ha koll på

Att se över företagets tjänstepension hamnar ofta långt ned på att-göra-listan. Tills något händer. Här listar pensionsexperten Katarina Wiberg vanliga pensionsmissar och tipsar om smarta rutiner.
‍

Här är fyra fallgropar jag ofta ser hos arbetsgivare och vad du behöver göra:
‍

1. Fel i lönerapporteringen

Små fel i rapporterad lön kan få konsekvenser över tid. För låg rapporterad lön ger för låg pensionspremie och ni kan behöva ersätta både uteblivna avsättningar och avkastning retroaktivt. Blir en medarbetare sjuk kan fel lön dessutom slå mot sjukförsäkring och andra trygghetsförmåner.

Gör så här:

• Sätt en rutin för att stämma av inrapporterade löner, till exempel kvartalsvis, alltid vid lönerevision, ny befattning och längre sjukfrånvaro.
• Säkerställ att titel, sysselsättningsgrad, lön och förmåner speglas konsekvent i HR-system, lönesystem och hos pensionsbolaget.

‍

‍

2. Policys som inte hänger ihop

Det är vanligt att arbetsgivare utan kollektivavtal vill visa generösa villkor och därför skriver att man erbjuder “motsvarande ITP”.  Men om ni inte speglar hela planen uppstår en lucka mellan vad ni lovar och vad ni levererar med risk för ekonomiska krav om en medarbetare åberopar policyn. Ett annat vanligt fel är motstridiga villkor i olika dokument. Det kan leda till tolkningssvårigheter vilket oftast missgynnar arbetsgivaren i slutänden, eftersom otydligheter som huvudregel ska tolkas till arbetstagarens fördel.

Gör så här:

• Skriv exakt vad som ingår i ert erbjudande exempelvis hur mycket avsätts till pension, vilka försäkringar erbjuder ni, hur ser efterlevandeskyddet ut, erbjuder ni löneväxling och hur ser karenstider i försäkringen ut.
• Synka alla dokument: anställningsavtal, personalhandbok, policy och FAQ.
  
  
  
  ‍

3. Olika villkor beroende på anställningsform

Att utesluta visstidsanställda, provanställda eller timanställda från pension eller försäkring på grund av anställningsform strider mot lagen (om förbud mot diskriminering baserat på anställningsform och arbetstidsmått) och kan vidare skava mot både likabehandling och förväntningar.

Gör så här:

• Se över samtliga pensionsdokument och ta bort alla skrivningar som undantar tidsbegränsad  eller deltidsanställd personal från tillämpning av era pensionsbestämmelser.
• Definiera tydliga principer: när börjar premierna betalas? Gäller samma nivåer för alla tjänstemän? Hur gör ni vid kombinationstjänster?
• Följ upp: ta ut listor per anställningsform och säkerställ att utlovade förmåner faktiskt ges.

‍

‍

4. Misstag vid avslut, omställning och löneväxling

När en anställning upphör ska försäkringen avslutas. Om den anställde har en pågående löneväxling ska den också avslutas. Missar här kan innebära att en medarbetare står utan tänkt skydd, eller att företaget fortsätter betala premier för en anställd som inte längre arbetar på företaget. Vid omställningar är det också lätt att glömma hur försäkringar påverkas när anställningsformen ändras.

Gör så här:

• Avslutschecklista: avsluta försäkringen i tid, hantera löneväxling, dokumentera vad som gäller framåt och informera medarbetaren.
• Omställning: gå igenom effekter på pension och försäkring innan beslut kommuniceras, så att rätt skydd och information följer med i processen.

Det är viktigt att ha koll på rutiner och vad som gäller arbetsrättsmässigt för att undvika missar. Det bygger trygghet, minskar frågor och ökar upplevt värde i ert förmånspaket. När medarbetarna förstår sin pension, och ser att ni investerar i deras framtida inkomst, ökar lojaliteten. Det stärker ert employer brand och gör er mer attraktiva i konkurrensen om rätt kompetens.