4 vanor för att vara en bra distanskollega

Gott Nytt År!

Har du redan hunnit ge upp på dina nyårslöften? Eller kanske du inte kom på några goda föresatser för 2026? Här får du i så fall några förslag på hur du kan bli en bättre kollega när inte alla arbetar alltid på kontoret. (Men de flesta tipsen hjälper till även på kontoret).

‍

1. Bidra till en hänsynsfull och inkluderande kultur.
‍

Vi är varandras arbetsmiljö

Grunden för allt samarbete utgörs av relationer och attityder. Så vi börjar med det.
Jobba för att inkludera alla i teamet oavsett om de finns i rummet, på skärmen, på mail, i chatten eller på den digitala whiteboarden. Var medveten om risken för att de på distans känner sig förbisedda, som ett B-lag, och jobba aktivt för att de inte ska behöva känna så.
Visa att du bryr dig om kollegorna som människor också. Småsnack behöver inte bara hända i kön till toa eller kaffe. Det går bra i chatten också. Eller på skärmen eller per telefon. Skapa tillfällen för småsnack även på distans, helt enkelt.
Fira framsteg! Även de små. Lyft de goda prestationerna och de goda nyheterna. Gratta åtminstone i chatten.
Tänk på tidsskillnaderna om du jobbar med andra länder och kontinenter. Ju större tidsskillnad desto sämre fungerar det att ha möten. Det för oss till nästa tema...

‍

2. Kommunikation och samarbete

‍

Kom överens om vilka kommunikationskanaler ni ska använda i teamet och till vilken sorts kommunikation. Håll dig till dem och se till att kollegorna också gör det. Den som envisas med att använda "det gamla sättet" är den som tvingar alla andra att kommunicera dubbelt. Till vad ska ni använda chatten (och vilket verktyg), till vad eposten, till vad....
Ansträng er för att bli bättre på att samarbeta och kommunicera asynkront (osamtidigt). Delade dokument, digitala whiteboards, liknande metoder. Särskilt om du jobbar över tidszoner. Då kan ni jobba med grejerna när det passar var och en bäst, istället för att tvinga alla att jobba med samma sak samtidigt oavsett vad de i övrigt har att göra (a.k.a. "möte")
På det viset dokumenterar ni också löpande och automatiskt vad ni kommer överens om och hur. Mycket praktiskt för nytillkomna och i framtiden när tidigare beslut kanske ifrågasätts.
Var generös och transparent med att dela information. INTE som bilagor till alla, men till exempel genom att spara så mycket som möjligt i delade bibliotek och göra det lätt att hitta, genom bra struktur, dokumentnamn och taggar.

‍

3. Minimera de formella mötena

‍

Minimera mängden och tiden i interna möten. Det börjar med att göra syftet med mötet tydligt för dig själv. Steg 2 för att nå dit är att alltid fråga dig "om det verkligen behövs ett möte för detta"? Steg 3 är att göra syftet tydligt för dem du kallar (så FÅ som möjligt). Steg 4 att skicka ut information och underlag i förväg så att tiden i mötet kan användas till det möten är bäst för: dialog och diskussion, inte monolog och presentation.
Allra bäst blir det om ni kommer överens om ett mötesschema som maximerar sammanhållen fri tid för fokuserat arbete (och kanske ett och annat spontant möte, kollegor emellan)
Låt syftet och agendan avgöra mötet längd, inte standardinställningen i kalendern. Du vet bättre än kalenderprogrammet. Varför inte ändra standardtiden till något löjligt som 13 minuter så tvingas du tänka efter för varje möte vad du ska ändra till, hur lång tid som verkligen behövs.
DÄREMOT: Uppmuntra till spontana möten och samtal, på tu man hand eller i mindre grupper - för att bygga och bättre relationer och minska risken för ensamhet.

‍

4. Hjälp varandra att utvecklas

‍

Bygg vidare på det där med att "fira varandras framsteg" till att vara frikostiga med feedback, särskilt positiv. Ju generösare vi är med positiv feedback, desto tydligare blir vår välvilja när vi någon gång påpekar något som kan bli bättre.
Snälltolka mer. De flesta av oss är inte elaka med avsikt utan bara klumpiga eller obetänksamma. Eller missförstår.
Testa! Våga misslyckas! Låt andra misslyckas. Och lär tillsammans av erfarenheterna. Hur ska vi utvecklas om vi inte vågar prova nytt?

‍