Rätt att koppla från och av – vinst för både arbetsgivare och medarbetare

"Varför har vi alla kommit att tro att vi är mer produktiva om vi alltid är på och att vi måste bränna ut oss för att lyckas? Det går tillbaka till den första industriella revolutionen, när vi började dyrka maskiner. Målet med maskiner är att minimera driftstopp. Men för det mänskliga operativsystemet är driftstopp inte ett fel, utan en funktion. Elitidrottare vet att återhämtning är en förutsättning för topprestationer. Driftstopp är en produktivitetsmultiplikator." / Ariana Huffington

Åtminstone 18 länder och stater har stiftat lagar för att skydda anställdas rätt att koppla från, att inte behöva hantera och stressas utanför arbetstid av inkommande mail, meddelanden och telefonsamtal. Därtill har flera stora bolag skapat egna policies med samma syfte, bland annat Volkswagen och Daimler.

Men inte i Sverige.

Inga lagar, inga överenskommelser mellan fack och arbetsgivare som jag känner till, och jag kan inte påminna mig att ha hört om någon enda större svensk arbetsgivare som skapat liknande policies.

Är det inte märkligt? Vi som brukar stoltsera med att ligga i framkant i arbetsmiljöfrågor.

Ännu märkligare blir det när forskning dessutom visar att det inte bara är bra för medarbetarna utan också för produktivitet och lönsamhet!

‍

Vinster för arbetsgivare

‍

I studien "Working from Home After Hours? Right to Disconnect Laws, Firm Profitability and Employee Work-Life Balance" visar Mark Ma, Yuye Ding och Zhuoying Niu vid University of Pittsburgh på positiva effekter för arbetsgivare av att ha regler för att lämna medarbetare ifred på fritiden:

- Ökad lönsamhet
- Ökad produktivitet
- Förbättringarna visar sig vara störst när det är "arbetstagarnas marknad"

Rapporten stärker och kompletterar de slutsatser Slack kom fram till i sitt Workforce Index sent 2023:

- Medarbetare som kopplar från vid arbetsdagens slut upplever 20% högre produktivitet än de som jobbar ofrivilligt även utom arbetstid

- Medarbetare som brukar ta pauser i arbetet har 13% högre produktivitet

‍

Arbetstagare som känner sig pressade att jobba utom arbetstid har:

2,1x värre arbetsrelaterad stress

2x mer utbrändhet

1,7x lägre jobbtillfredsställelse

‍

Räkna om det i kostnader för arbetsgivaren..... (om vi för ett ögonblick bortser från det mänskliga lidandet).

Notera att åtminstone Slacks siffror gäller "medarbetare som känner sig pressade att...". Givetvis finns de som själva väljer att jobba vid andra tider än nio till fem, utan att för den skull reagera negativt. Det är pressen som är grejen.

Dessutom har studier av Microsoft visat hur mycket bättre det är för både deltagare i och resultatet av möten att ha pauser mellan mötena. Heltimmesmöten som börjar och slutar "at the top of the hour" är ett ofog och dessutom farligt för både människor och resultat! Den som kallar till möte vet bättre hur lång tid som behövs än kalenderprogrammet som för de flesta av oss slentrianplanerar 60 (eller möjligtvis 30) minuter för varje möte oavsett syfte och agenda.

I en metastudie från 2019, Employee Wellbeing, Productivity, and Firm Performance av Christian Krekel, London School of Economics, George Ward, MIT Sloan och Jan-Emmanuel De Neve, University of Oxford, framkommer en signifikant och stark korrelation mellan medarbetarnas nöjdhet med sin arbetsgivare och medarbetarnas produktivitet och kundernas lojalitet, och en stark negativ korrelation med personalomsättning.
‍

Nöjda medarbetare är bra för affärerna, helt enkelt.

Lättnad för medarbetarna

‍

Mark Ma et al visar också en tydlig positiv effekt på medarbetarnas work-life balance efter att lagar införts som begränsar rätten att kontakta medarbetare utom arbetstid.

Visserligen är deras underlag ganska begränsat (Ontario, Kanada) men är helt i linje med vad Slack kommit fram till i sin studie av 10.000 kontorsarbetare runt om i världen.

Medarbetare som tar pauser uppvisar:

+62% work-life balance

+43% förmåga att hantera stress

+43% arbetstillfredsställelse i stort

+13% produktivitet

‍

Jämför det med deras övriga siffror:

27% av kontorsarbetare (inkl 55% av höga chefer) tycker de lägger för mycket tid i möten
25% av kontorsarbetare (inkl 43% av höga chefer) tycker de lägger för mycket tid på epost
20% har inte tillräckligt med tid att umgås med kollegor (särskilt bland juniora medarbetare)
50% säger att de sällan tar pauser under dagen (och dessa 50% löper 1,7 gånger högre risk för utbrändhet)

‍

Deltagarna i Slacks undersökning svarar också att:

4 timmar fokustid per arbetsdag är idealet
2 timmar i möten per dag är gränsen för vad vi tål
De som säger sig lägga för mycket tid i möten är dubbelt så benägna att klaga över bristande tid att fokusera
10% av medarbetarna vill ha MER möten: nyanställda (under ett år i organisationen) och/eller under 30 år

‍

Vad kan vi göra själva?

‍

I väntan på att lagstiftare, arbetsgivare och arbetsmarknadens parter ska komma till skott, vad kan vi göra själva?

Alla kan vi påverka något, åtminstone hur vi själva beter oss.

Förutom det uppenbara att ge tusan i att kontakta varandra utom ordinarie arbetstid kan vi, om vi själva arbetar utom ordinarie tid, se till att schemalägga våra utgående mail och chattmeddelanden så de kommer fram utan att störa ledigheten för mottagarna.

Samarbetskontrakt - Team Agreement

Gör en överenskommelse i teamet vilka verktyg ni ska använda, hur och till vad. Hur snabbt ni förväntas svara i de olika kanalerna och vilka tider ni ska skydda för fokuserat arbete och under vilka tider ni ska tillåta möten.

Mötesschema

Är du en bit upp i hierarkin? Låt då teamen göra sina egna samarbetskontrakt men ta gärna ett större grepp på möten. Arbeta fram ett mötesschema som ger medarbetare möjlighet att arbeta fokuserat i stora block. Det kan vara mötesfria förmiddagar, mötesfria fredagar eller någon annan variant som passar just er. Det viktiga är att se till att medarbetare får arbetsro.

Passa gärna på att göra en allmän uppryckning i hur ni både minskar tiden medarbetarna lägger i möten och hur ni förbereder och genomför den mötestid som blir kvar.

‍