Varför onboarding och offboarding inte är ett HR-problem

HR förväntas ofta äga onboarding och offboarding. Upplevelsen, checklistorna, tempot. Men när något brister är det sällan HR som sitter med konsekvenserna. Så varför hamnar HR ändå mitt i ansvaret och varför är det så svårt att ”fixa” detta inom HR?

‍

HR gör mycket rätt ändå skaver det

I många organisationer är onboarding och offboarding väl genomarbetade. Det finns checklistor, mallar, mejlflöden och tydliga ansvar. HR gör sitt jobb. Ändå upprepas samma situationer, om och om igen. Nyanställda som saknar rätt utrustning första dagen. Accesser som skapas för sent – eller som ligger kvar alldeles för länge. HR som får lägga tid på att jaga IT, chefer och leverantörer för att få helheten att fungera. När något går fel är det ofta HR som får frågan: ”Hur kunde detta hända?” För många HR-team känns det som att ni äger ansvaret men saknar kontrollen. Och just där uppstår frustrationen.

‍

Problemet är sällan kompetens. Det är struktur.

När onboarding eller offboarding inte fungerar är det lätt att dra slutsatsen att processen behöver förbättras. Ofta leder det till fler rutiner, fler manuella steg eller ännu ett HR-verktyg. Men här finns en viktig insikt som många organisationer missar: det här är sällan ett HR-problem. Det är ett strukturellt problem i hur ägarskapet delas mellan HR och IT. HR triggar processerna anställningar, avslut och förändringar i roller. Men det som i praktiken skapar risk, friktion och beroenden ligger ofta utanför HR:s mandat: system, accesser, enheter, säkerhet och efterlevnad. HR förväntas hålla ihop helheten, men kan inte äga alla delar.

‍

När HR äger processen men IT får konsekvenserna

Detta blir särskilt tydligt vid offboarding. När en medarbetare slutar är det inte administrationen som är mest kritisk. Det avgörande är att rätt accesser stängs i tid, att utrustning hanteras korrekt och att information inte lever vidare i onödan. Det är i praktiken IT och säkerhet som bär risken. Men utan ett gemensamt ägarskap hamnar HR ofta mitt emellan ansvariga, men beroende av andra för att få jobbet gjort. Resultatet blir ett ständigt samarbete i motvind, där ingen riktigt äger helheten.

‍

HR:s viktigaste roll är inte att lösa utan att initiera

Det här betyder inte att HR ska “lämna ifrån sig” onboarding och offboarding. Tvärtom. HR:s verkliga styrka ligger sällan i att bära hela lösningen, utan i att se mönstren tidigt, sätta ord på var det skaver och initiera rätt samtal i organisationen. Organisationer som lyckas bättre gör ofta en avgörande sak annorlunda: de behandlar onboarding och offboarding som gemensamma arbetsflöden, inte som isolerade HR-processer. När HR och IT delar ägarskapet blir arbetssättet både tryggare, mer effektivt och mindre personberoende.

‍

En fråga värd att ta vidare

Många HR-team har kommit långt i sina processer, men fastnar ändå i vardagen. En enkel och viktig fråga att ställa internt är: Har vi ett gemensamt ägarskap för onboarding och offboarding, eller har vi bara en överlämning mellan HR och IT? Svaret på den frågan avgör ofta hur hållbart arbetssättet är i längden.