När löner ska kunna förklaras räcker det inte med Excel

Samtidigt som medarbetare, kandidater och regelverk ställer högre krav på tydlighet räcker det inte längre att samla ihop löneunderlag en gång per år. Arbetsgivare behöver kunna visa hur roller värderas och varför löner skiljer sig åt. Det ställer nya krav på både struktur och data. Många organisationer arbetar däremot fortfarande med lönekartläggning som en årlig punktinsats. Underlag samlas in från olika håll och analyser görs manuellt, ofta i Excel-filer som snabbt blir svåra att överblicka och kvalitetssäkra.
‍
Det fungerar kanske så länge arbetet främst ses som en kontroll. Men löner handlar inte bara om regelefterlevnad. De påverkar också upplevelsen av rättvisa, förtroendet för arbetsgivaren och möjligheten att attrahera och behålla rätt kompetens. Då behöver löneprocessen hålla för mer än en årlig genomgång.

‍

Från årlig kontroll till kontinuerlig styrning

En rättvis och tydlig lönestruktur börjar långt innan själva lönekartläggningen. För att kunna jämföra lika och likvärdigt arbete behöver arbetsgivare först förstå hur rollerna i organisationen hänger ihop, vad som skiljer dem åt och vilka krav, ansvar och nivåer som faktiskt ligger bakom lönesättningen. Det är här som många organisationer stöter på problem. Om rollstrukturen är otydlig blir även analysen osäker. Om arbetsvärderingen görs separat från lönekartläggningen ökar risken för dubbelarbete. Om underlagen inte hänger ihop blir det svårt att skapa en löneprocess som går att följa, förklara och utveckla över tid.

Med Flex HRM Pay Equity Compass får arbetsgivare ett samlat grepp om jobbarkitektur, arbetsvärdering och lönekartläggning i ett och samma flöde. Linda Tesell, Product Manager på Flex Applications, kommenterar det så här:

– Vi ser att många arbetsgivare vill jobba mer strukturerat med de här frågorna, men att det ofta blir tidskrävande och splittrat. Med Pay Equity Compass får du ett stöd där alla delar hänger ihop från start. Det är något vi vet har varit efterlängtat – därför känns det väldigt värdefullt att nu kunna erbjuda det här verktyget på bred front.

‍

Tre delar som behöver hänga ihop

Pay Equity Compass bygger på tanken att lönearbetet blir starkare när grundstrukturen, värderingen av roller och själva kartläggningen inte hanteras som separata projekt.

• Först handlar det om jobbarkitektur. Genom att strukturera organisationens roller i tydliga jobbfamiljer och nivåer blir det lättare att förstå vilka roller som kan jämföras med varandra och varför. Det ger också ett bättre stöd för karriärvägar, kompetensplanering och intern tydlighet.
  ‍
• Nästa steg är arbetsvärdering. Här värderas roller utifrån exempelvis ansvar, krav och komplexitet. I stället för att arbetsvärdering blir en tung punktinsats inför varje kartläggning kan den göras löpande när nya roller skapas eller förändras.
  ‍
• Därefter kommer lönekartläggningen, där organisationen analyserar löneskillnader, identifierar avvikelser och tar fram det underlag som behövs för att kunna fatta beslut och dokumentera arbetet.

‍
När de här delarna hänger ihop minskar behovet av manuellt arbete. Samtidigt blir analysen mer tillförlitlig, eftersom den bygger på en tydligare och mer uppdaterad struktur.

‍

Mindre manuellt arbete, bättre underlag

För HR- och löneansvariga handlar det inte bara om att kapa administration. Minst lika viktigt är att kunna lita på underlaget, följa hur beslut har fattats och ge chefer bättre stöd när löner ska sättas och förklaras. I Pay Equity Compass samlas löner, befattningar, könsfördelning, arbetsvärdering och analys i samma flöde. Systemet guidar användaren genom processen, visualiserar mönster och hjälper till att ta fram dokumentation och handlingsplan. Det gör att lönekartläggningen inte behöver börja om från noll varje år. I stället kan organisationen arbeta mer kontinuerligt med sin lönestruktur och vara bättre förberedd när det är dags för analys, rapportering eller dialog med medarbetare.

‍

Se hur löneprocessen hänger ihop i praktiken

Från arbetsvärdering och kalibrering till jobbarkitektur och lönekartläggning. I filmen visar Flex HRM hur Pay Equity Compass hjälper arbetsgivare att samla arbetet i ett gemensamt flöde, så att processen inte behöver bygga på manuella filer, osäkra underlag eller magkänsla.

Ett bra läge att stärka löneprocesserna

Det är lätt att se den kommande regleringen som något som ligger längre fram. Men för många arbetsgivare är frågan redan aktuell. Lönekartläggning ska göras varje år, samtidigt som både medarbetare och kandidater förväntar sig större tydlighet kring hur löner sätts och följs upp. Därför finns det ett värde i att se över arbetssättet redan nu. Inte för att bygga nya processer i panik, utan för att skapa bättre rutiner, mer tillförlitlig data och ett tydligare stöd för både HR, lön och chefer. Linda Tesell kommenterar det så här:

– Mitt råd är att utnyttja den här extra tiden väl. I stället för att stressa fram lösningar, passa på att stärka upp rutinerna och lägg grunden för ett mer kvalitativt arbetssätt. Ju tryggare ni är i att lönekartläggningen håller fullt ut enligt dagens regelverk, desto bättre rustade kommer ni sedan att vara för direktivets krav. På köpet kommer ni också att kunna dra nytta av tydligare processer, ett bättre stöd i lönesättningen och ett starkare förtroende bland både kandidater och medarbetare.

‍

Kom igång med Pay Equity Compass

För arbetsgivare som vill minska manuellt arbete, stärka kvaliteten i löneprocessen och få bättre kontroll över hur roller värderas och löner sätts är Pay Equity Compass ett konkret nästa steg. Verktyget kan användas fristående eller som en del av helhetslösningen Flex HRM och är utvecklat för att ge arbetsgivare ett samlat grepp om jobbarkitektur, arbetsvärdering och lönekartläggning.