De flesta organisationer saknar inte struktur. I många verksamheter finns årshjul, processer, systemstöd och återkommande uppföljning. Samtal genomförs. Mätningar görs. Resultat sammanställs och återrapporteras.

Ändå uppstår ofta oklarheter i vardagen. Ansvar blir otydligt i praktiken. Samtal tenderar att fastna i form snarare än i de frågor som faktiskt behöver lösas. Uppföljning ger en bild av nuläget men leder mer sällan till gemensamma prioriteringar framåt. Mycket genomförs, men förändringen går långsamt.

Detta tolkas ibland som bristande engagemang eller kompetens. Men när mönstret återkommer i organisationer med både kunniga medarbetare och engagerade chefer pekar det oftare på något annat: den roll som strukturen har fått i det dagliga HR-arbetet.

‍

När systemet sätter agendan för dialogen

Styrsystem och processer införs med goda intentioner. De ska skapa ordning, likvärdighet och rättvisa, samt stödja ledarskap utan att göra organisationen personberoende.

Problemet uppstår när strukturen börjar definiera samtalet i stället för att stödja det. Checklistor avgör vad som tas upp. Mallar sätter ramarna för dialogen. Enkäter blir utgångspunkt för samtal snarare än ett av flera underlag.

När detta sker flyttas fokus från uppdragets behov till processens krav. Samtalet handlar mindre om vad som behöver göras för att lyckas i arbetet och mer om att genomföra det som systemet efterfrågar. När samtalet styrs på detta sätt blir ansvar också svårare att ta, eftersom det inte längre är tydligt vad som faktiskt förväntas eller prioriteras i vardagen.

Från att styra till att stödja ansvar

När organisationer når denna insikt börjar många ompröva sina strukturer. Inte för att ta bort dem, utan för att förändra vad de ska åstadkomma i praktiken.

I den omprövningen blir skillnaden mellan att mäta och att skapa mening tydlig. Mätning kan visa var organisationen befinner sig. Mening avgör om människor förstår vad som behöver göras härnäst och varför.

Struktur som bidrar till mening hjälper människor att förstå sitt uppdrag, se hur deras ansvar hänger ihop med helheten och göra relevanta prioriteringar i vardagen. Det är först då struktur börjar fungera som ett faktiskt stöd för ansvar och ledarskap, snarare än enbart som ett administrativt ramverk.

Hur struktur kan stärka ansvar i vardagen

Detta synsätt ligger till grund för Agerus arbete med organisationer som vill stärka tydligheten kring ansvar i vardagen. Utgångspunkten är att ansvar blir möjligt att ta först när uppdrag, prioriteringar och förväntningar hänger ihop på ett begripligt sätt i organisationen.

När struktur används för att stödja detta samband, snarare än att styra samtalet i sig, ökar förutsättningarna för både ledarskap och hållbar prestation.

När en organisation förändrar hur struktur används i praktiken

Frågan om strukturens roll fördjupas i ett webinar den 5 mars, arrangerat av Agerus.

I webinaret medverkar Marie Hallander Larsson, en av Sveriges mest erfarna och hyllade HR-direktörer, som fick nog av checklistor, medarbetarsamtal och enkäter som styr samtalet mer än verkligheten. Hon delar sina erfarenheter av vad som händer när organisationer slutar låta system styra samtalet och i stället använder struktur för att stödja ansvar, uppdrag och hållbar prestation i praktiken.

‍

‍