EU har nyligen infört ett nytt direktiv, Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), som syftar till att skapa enhetliga och jämförbara hållbarhetsrapporteringar för företag. Vi har intervjuat Charlotte Birgander, HR Tech-expert på HerbertNathan & Co, om hur företag kan göra för att uppfylla de nya kraven.

‍Vad innebär CSRD?‍

Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) är ett nytt EU-direktiv som från och med 2024 ersätter det tidigare EU direktivet Non-financial reporting directive (NFRD). Det nya direktivet syftar till att främja en grön och social omställning i linje med de globala hållbarhetsmålen och samtidigt öka transparensen och tillförlitligheten i den icke-finansiella rapporteringen i årsredovisningen. 

Genom CSRD ska alla relevanta delar av miljö, sociala och styrningsfrågor rapporteras på ett konsekvent, likvärdigt och jämförbart sätt. Hållbarhetsrapporten ska sedan presenteras som ett särskilt avsnitt i förvaltningsberättelsen. Detta möjliggör för intressenter såsom investerare,  kunder, anställda, kandidater och allmänheten att på likvärdiga grunder kunna jämföra företag utifrån ett stort antal hållbarhetsaspekter.

I stort kan man säga att CSRD innebär:

• Väsentligt högre krav än tidigare på hållbarhetsrapportering, både gällande antal nyckeltal, datakvalitet och analys
• Del av förvaltningsberättelsen och likställs med finansiell rapportering 
• Granskas av revisorer 
• Mer detaljstyrt vad som ska finnas med i rapporten 
• Digital märkning av data i rapporten
• Hållbarhetsarbetet synliggörs, och blir lättare att jämföra mellan bolag. 

‍

CSRD implementeras successivt utifrån företagsstorlek och organisationstyp med start från räkenskapsåret 2024. Enligt EU:s direktiv ska vissa större företag redan under 2024 samla in data för att 2025 kunna lämna en hållbarhetsrapport i enlighet med det nya direktivet. När direktivet är fullt implementerat (räkenskapsåret 2028) kommer fler än 50 000 företag inom EU att omfattas av CSRD, varav cirka 4 100 är svenska bolag.

EU direktivet ska implementeras i ett antal svenska lagar och den 15 februari kom en lagrådsremiss från regeringen kring hur de vill implementera CSRD i lagstiftningen. De primära skillnaderna mellan den svenska remissen och EU direktivet är att tidsplanen för de som är först ut förskjuts ett år och att nivåerna för vad som räknas som stora, medel respektive små företag/koncerner justeras något.

‍Kan du berätta hur CSRD påverkar företag och HR-avdelningar specifikt?‍

Till CSRD finns också ett antal standards som heter ESRS och dessa beskriver lite mer detaljerat vad som ska redovisas, vilka principer som ska används för att ta fram informationen samt hur informationen ska publiceras framöver. 

ESRS standarderna är uppdelade i följande områden

• Generell information om företagets hållbarhetsarbete, vilket inkluderar väsentlighetsanalys, affärsmodell och riskhantering 
• Miljö & klimat (5 aktuella standarder, E1-E5)  
• Sociala frågor(4 aktuella standarder, S1-S4) 
• Styrningsfrågor (Governance) (2 aktuella standarder, G1-G2) 

För oss inom HR är en standard extra relevant och det är standarden som heter ESRS S1 Own Worforce/Den egna arbetskraften. Standarden ESRS S1 Own Workforce  definierar vad företag förväntas rapportera vad gäller deras egen arbetskraft, det vill säga både egna anställda men även icke-anställda resurser som arbetar i direkt anslutning till företaget. 

Inom ESRS S1 finns det ett 40-tal olika nyckeltal som rör allt från personalomsättning, sjukfrånvaro, arbetsrelaterad ohälsa, mångfald, antal genomförda utvecklingssamtal, antal utbildningstimmar, lönenivåer, kollektivavtalstäckning mm. 

En kritisk del av CSRD och ESRS är att genomföra en så kallad dubbel väsentlighetsanalys. Syftet är att identifiera och analysera de områden där företaget har en väsentlig påverkan på sin omvärld, vilket också inkluderar risker och möjligheter som uppstår i samband med verksamheten som bedrivs. Processen bidrar till en mer effektiv rapportering då den hjälper företag att fokusera på de områden där de i sin kontext kan bidra mest och därmed undvika att lägga kraft och energi på sådant som inte är relevant för just dem.

En väsentlighetsbedömning är när en organisation avgör vilken information som är mest betydelsefull för att förstå sina ekonomiska och sociala prestationer och effekter. Det hjälper organisationen att fokusera på de viktigaste områdena, baserat på intressenternas synpunkter, för att förbättra och rapportera sina hållbarhetsinsatser. 

Även om standarden ESRS S1 Den egna arbetskraften i sin helhet inte är obligatorisk för den dubbla väsentlighetsanalysen, tror vi på HerbertNathan & Co att det kommer att bli svårt för företag att påvisa att dess delar inte är väsentligt kopplade till påverkan, risker eller möjligheter

En annan väsentlig del är att det inte räcker med att rapportera nyckeltalen utan dessa ska i många fall kompletteras med en analys av varför siffrorna ser ut som de gör idag, hur trenden ser ut över tid och bedömas som en del av ett företagets risker och det kommer att finnas krav att även rapportera hur man som företag hanteras och mitigerar för dessa riskerna. 

Nyckeltalen kommer också på ett helt annat sätt att följas upp av styrelse, koncernledningar och aktieägare. Sedan tror vi också med tanke på nyckeltalens utformning att de kommer att påverka även employer branding då man som arbetsgivare framöver ska rapportera och analysera kring ett stort antal områden som påverkar medarbetarupplevelsen. 

‍Hur ser du på den utmaning som CSRD innebär för företag och HR?‍

Vi ser redan nu att ett antal stora organisationer kämpar med att identifiera datakällor, analysera datakvalitet och planera för hur insamling och konsolidering av datat ska ske. De flesta större organisationer har idag ett HCM-system vilket underlättar för insamling av ett antal av nyckeltalen, men data relaterat till exempelvis sjukfrånvaro och föräldraledighet återfinns främst i lokala landspecifika tid- eller lönesystem. Så även om man har ett HCM-system på plats behöver man göra ett arbete för att konsolidera informationen i ett BI-system, Hållbarhetssystem eller Konsolideringssystem samt att säkerställa att nyckeltal och dashboard i systemet är anpassade enligt ESRS standarden.

Har man verksamhet i flera länder och saknar en gemensam datakälla i form av exempelvis ett HCM-system har man vanligtvis en relativt låg kvalitet på datat som ska rapporteras in i enlighet med ESRS S1 Own workforce. För dessa organisationer krävs ett större arbete med att säkerställa rimlig enhetlighet över länderna, hitta datakällorna och bygga upp en struktur som säkerställer en någorlunda datakvalitet. För dessa företag aktualiseras inte sällan behovet av att upphandla och implementera ett HCM-system.‍

Hur kan HR och ledningen samarbeta för att säkerställa en smidig övergång och överensstämmelse med CSRD?‍

För att lyckas med rapporteringen krävs samarbete över avdelningsgränserna och det är jätteviktigt att HR krokar arm med hållbarhetsansvariga, lön, ekonomi och IT i arbetet. Lön och HR är gemensamt ansvariga för att ta fram data och sedan är det vanligtvis hållbarhet eller ekonomi som leder arbetet med konsolidering av data och själva rapporteringen. IT behöver stötta i arbete med analys av systemlandskap/datakällor och i arbetet med integrationer och konsolidering av data. 

Vilka teknologiska verktyg och lösningar ser du som mest effektiva för att underlätta insamling och analys av hållbarhetsdata inom HR?

För att kunna rapportera med kvalitativ data, så underlättar det att man har ett HCM-system på plats och att detta har stöd för HR Masterdata, kompensation, utvecklingssamtal och lärande. Lönesystemen är också viktiga komponenter och det är viktigt att kunna få fram tillförlitlig data kring frånvaro från dem.

Sedan är det också viktigt att det finns någon typ av systemstöd där data från olika system kan sammanställas och detta kan vara i ett BI-system, ett hållbarhetssystem eller i ett koncernkonsolideringssystem.

Kan du dela med dig av några konkreta tips för företag att komma igång med hållbarhetsrapporteringen?‍

Vårt råd är att börja i tid, även om man inte är i första omgången (eller om den svenska lagstiftningen gör att ni inte ska rapportera förrän 2026 på 2025 års data). Har man inte systemstöd på plats så har man en längre resa då man potentiellt även behöver upphandla och implementera ett HCM-system.

För att börja skulle jag rekommendera följande aktiviteter:

• Sätt er in i när ni ska rapportera och vad kraven innebär för er organisation 
• Säkerställ en medvetenhet kring CSRD / ESRS  inom HR- och Löneorganisationen
• Kroka arm med era kollegor inom Hållbarhet och Ekonomi. Säkerställ att ni får vara med och delta i den dubbla väsentlighetsbedömningen för att säkerställa vilka nyckeltal ni ska rapportera på
• Genomför en nuläges- och behovsanalys avseende processer, upplevelse, datakällor och systemlandskap
• För att säkerställa så enhetliga datastrukturer påbörja en mappning av framtida läge för datastrukturer och integrationer
• Vid behov upphandla och implementera kompletterande systemstöd
• Implementera rapporteringsprocessen och säkerställ att landsvisa rapportörer är införstådda med vad de ska göra och i vilket skede
• Påbörja resan mot ett mer datadrivet arbetssätt inom HR/Lön

‍

Intervju med Charlotte Birgander,  HR Tech-expert på HerbertNathan & Co.

‍