Kommunikation och bemötande - viktiga delar i kravspecen till rekryteringsfirman

– SPONSRAD ARTIKEL

I dagens arbetsmarknad är det inte ovanligt med flera hundra ansökningar till varje utannonserad tjänst. Arbetsgivare väljer därför ofta att anlita externa samarbetspartners för rekryteringsuppdrag. Det kan både...

Skriven av
Mona Bardaqji
11/1/2024
Kategori
Rekrytering

I dagens arbetsmarknad är det inte ovanligt med flera hundra ansökningar till varje utannonserad tjänst. Arbetsgivare väljer därför ofta att anlita externa samarbetspartners för rekryteringsuppdrag. Det kan både frigöra tid och vara kostnadseffektivt. Det kan också ge tillgång till verktyg som krävs för en effektiv och korrekt selektering som man själv kanske inte har tillgång till.  

Däremot sker många gånger valet av och samarbetet med rekryteringsfirmor under tidspress, vilket gör oss sårbara som beställare. Vi behöver fylla öppna positioner snabbt för att verksamheten ska fungera, samtidigt som vi har budgetramar och andra begränsningar att förhålla oss till. Vi lever också i en tid när det är utmanande för många rekryteringsfirmor på grund av lågkonjunktur och ökad konkurrens; att tacka nej till ett jobb är inget alternativ, hur än omständigheterna ser ut. Under tidspress ökar risken för att kvaliteten på leveranser tryter.

Självklart ska man köpa tjänster, men inte till vilket pris som helst

Att inte skynda är kanske inte ett alternativ, men att skynda långsamt borde absolut vara det. Att anlita en extern rekryterare är som att anlita en förlängd arm till HR-avdelningen och därmed till arbetsgivarvarumärket och verksamheten i stort. Det bör göras varsamt och med eftertänksamhet. Vissa områden rekommenderas starkt att man inte tummar på, oavsett hur pressad man känner sig. Ett av dessa är kommunikationen – nyckeln till en bra kandidatupplevelse. Ställ höga krav! Hur rekryteringsfirman bemöter kandidater och sköter sin kommunikation är avgörande för uppfattningen om er som arbetsgivare. Det bör därför inte outsoursas lättvindigt. 


Några saker man kan göra för att behålla kontrollen över bemötandet, även när någon annan står vid rodret:

# Definiera vad en bra kandidatupplevelse innebär för er
Det finns ingen universell beskrivning av vad en kandidatupplevelse är. Därför är det viktigt att formulera sin egen definition. Något som man vanligtvis brukar sträva efter är till exempel transparens, tydlighet, rättvisa, konsekvens, tillgänglighet, uppföljning… Hur lyder er definition? Skriv ner den klart och tydligt och förbered tydliga exempel. Man kan ha förväntningar men i gengäld måste man vara tydlig med vad man vill så att andra får chans att leverera.  

# Förmedla kravet på en positiv kandidatupplevelse som en lika viktig del av uppdraget som att tillsätta tjänsten
Dela er definition av en bra kandidatupplevelse med rekryteringsfirman redan i upphandlingsfasen. Att fylla en tjänst är en prestation i sig, men att säkerställa en bra kandidatupplevelse för alla är något helt annat. Det bidrar till att den kandidat ni valt att anställa får en chans att lyckas i rollen, samtidigt som det ger er möjlighet att omvandla de andra kandidaterna till positiva ambassadörer och potentiella kandidater för framtida tjänster.

# Ställ frågor – ett sätt att förtydliga dina förväntningar
Utmana era samarbetspartners genom att ställa frågor och tillsammans skriva ner hur kommunikation och bemötande väntas ske i er specifika rekrytering. Ta reda på hur de kommunicerar med kandidater, deras tillgänglighet och hur de ger återkoppling. En standardiserad approach fungerar sällan; dialogen bör anpassas och personifieras för att matcha omständigheterna.

Att möta kandidater i en process med 20 ansökningar jämfört med en process med 400 ansökningar är två helt olika saker. Och två processer med lika många ansökningar är aldrig ”samma sak”. 

Er definierade kandidatupplevelse måste vara det som sätter ramarna för arbetet, inte någon redan i förväg satt mall. Vad vill ni att ansökande ska veta, tycka och känna före, under och efter processen? Hur vill ni framstå som företag? Det ska vara ledstjärnan, inget annat.


# Ta referenser
Det kan vara värt att fråga andra uppdragsgivare om deras erfarenheter av att jobba med rekryteringsfirman ni tänkt anlita. Det handlar inte om att hitta fel, utan om att identifiera utvecklingspotential. Om kemin stämmer är det ovärderligt, men det är lika viktigt att vara tydlig med detaljerna innan uppdraget inleds. Det är ju trots allt en affärsuppgörelse som har inverkan på ert arbetsgivarvarumärke.  

# Följ upp kommunikation och bemötande för er specifika rekrytering
Diskutera i tidigt skede hur ni ska utvärdera kommunikation och upplevelse för rekryteringsuppdraget. Idag är system och program flexibla och kan skräddarsys efter behov. Se till att data och insikter som samlas in går att agera på för alla parter. 

Det är skillnad på att fråga ”Är du nöjd med återkopplingen?” på en skala 1-10, jämfört med att ge alternativ som Ja, Nej, Vet inte och möjlighet att utveckla svaret.

Varför inte be rekryteraren att även ringa upp några kandidater för kvalitativ feedback? Vi vet att många kandidater avstår från att ge feedback om de inte tror att deras svar leder till förbättringar eller kommer tas på allvar. 

Fråga också vad rekryteraren sedan gör med den insamlade informationen. Företag som har en feedbackkultur och som jobbar med ständig förbättring vill man fortsatt jobba med. Vad betyder dom fina orden om kandidatupplevelse på hemsidan egentligen? Leta efter handling och inte bara ord. 

Avslutande råd

Ja, att köpa tjänster kan kännas överväldigande, och ibland verkar det som om det kräver mer av ens tid än om man hade gjort jobbet själv. Här finns inget annat råd att ge tyvärr än att grundjobbet är nödvändigt. Att ha kontroll kräver att ha vissa saker på plats och ett visst förhållningssätt. Hur ska vi annars lyckas och ge dom vi jobbar med chans att lyckas tillsammans med oss?   

Som med allt annat behöver man sätta jobbet man gör i perspektiv. Idag kanske vi som arbetsgivare har övertaget eftersom många söker jobb, men morgondagen kan se annorlunda ut. Då kommer vi att se resultatet av våra insatser – eller bristen på dem – tydligare än någonsin. 

Så; var tydlig, ställ krav och investera tiden nu. 

Lycka till!

I denna text uttrycker skribenten sina åsikter och tankar, och artikeln klassificeras som en krönika med opinionsinnehåll. Om du har några synpunkter eller vill föreslå en ny artikel, ber vi dig att kontakta vår redaktion.
Taggar:
Mona Bardaqji

Mona har fler än 25 års erfarenhet inom marknadsföring och kommunikation i roller som marknadschef, digital marknadsansvarig och kommunikationschef, främst från storbolag inom IT- och telekombranschen, både på marknads- och kommunikationsavdelningar samt inom HR. Genom sitt nära samarbete med ledningsgrupper, chefer och HR-kollegor, samt som ledare med personalansvar, har hon utvecklat ett starkt intresse för kommunikation som stöd och utvecklingspartner inom chefskommunikation, talangattraktion och social hållbarhet. Hon är övertygad om att kommunikationsexpertis har mycket att tillföra i alla steg av HR-processen och därmed även för ett företags kompetens-, hållbarhets- och konkurrenskraft – från att analysera talangmarknaden till att attrahera, rekrytera, introducera och behålla medarbetare, samt upprätthålla relationer efter anställningens slut. Hon har arbetat både strategiskt och operativt med dessa frågor och kommer dela med sig av sina erfarenheter här.